Wat is een financieel projectrapport?
Een financieel projectrapport beschrijft de prestaties van een project, het tijdsbestek en het budget. De financiële overzichten en boekhoudmethoden zijn vergelijkbaar met andere financiële overzichten, maar verschillen in enkele belangrijke concepten. Dit rapport wordt vaak vereist door externe partijen die een financieel belang hebben bij het project. Het succes en de voortdurende financiering van het project hangen vaak af van de informatie in een financieel projectrapport.
Alle zakelijke activiteiten, hetzij voor winst of zonder winstoogmerk, en voor bedrijven van elke omvang, gebruiken jaarrekeningen om hun voortgang naar doelen te evalueren. Een winst- en verliesrekening, ook bekend als een inkomsten- en uitgaven- of inkomsten- en uitgavenrapport, is een van de drie basisrekeningen. Een ander type rapport is een balans of een balansrapport. Een kasstroomrapport, het laatste type, komt minder vaak voor in kleinere entiteiten en wordt zelden door individuen gemaakt.
Deze financiële overzichten worden gebruikt om te rapporteren hoeveel geld werd gewonnen of verloren tijdens een bepaalde periode, hoe die winst of dat verlies in de verschillende rekeningen verscheen en hoeveel geld afkomstig was van inkomstengenererende activiteiten, investeringsactiviteiten en leningen. Een typisch financieel rapport van een project bevat meestal een schriftelijk verhaal om de lezer te informeren over de projectdoelen en voortgang. In dit deel van het rapport worden ook projectoverschrijdingen en problemen met de financiële prestaties besproken.
In projectboekhouding moeten inkomsten en uitgaven nauwkeuriger worden toegewezen. De inkomsten moeten rechtstreeks aan het project worden gekoppeld. De uitgaven worden onderverdeeld in twee brede groepen: directe en indirecte uitgaven.
Directe kosten worden uitsluitend gemaakt als gevolg van projectactiviteiten, zoals arbeid en projectvoorraden. Indirecte uitgaven worden gedeeld met andere projecten of activiteiten. Deze omvatten management boven het projectmanagement en verschillende ondersteunende functies, zoals kwaliteitscontrole of marketing.
De methode voor de toewijzing van indirecte kosten is een belangrijk aandachtspunt bij het onderzoeken van een financieel projectverslag. Hoewel er normen zijn voor allocatie die zijn ontwikkeld door accountants, kunnen deze openstaan voor discussie. Een voorbeeld van een dergelijk kostendebat is de juiste manier om de tijd van een niet-projectondersteunende afdelingsmanager toe te wijzen aan verschillende technische mensen die zijn toegewezen aan verschillende projectmanagers voor kwaliteitscontrole. Als de kwaliteitscontrolemanager het werk van zijn werknemer niet echt hoeft te beoordelen, moet hij dan nog wat tijd besteden aan het managen van de werknemer vanwege de indirecte kosten voor het verstrekken van kantoorruimte, aanwerving, training en andere beheerkosten in verband met de technische medewerker beschikbaar stellen voor het project?
Een ander probleem bij het beoordelen van een financieel projectrapport is de definitie van de reikwijdte van het project. Projecten worden vaak uitgebreid of opnieuw gepland, of ervaren een verandering in financieringsniveaus. De werkstaat die de uit te voeren werkzaamheden beschrijft, het schema en de kosten moeten tijdig worden herzien. Deze uitgebreide werkactiviteit moet duidelijk worden vermeld in het schriftelijke gedeelte van het financiële verslag van het project, zodat de effectiviteit en het succes van het project duidelijk kunnen worden bepaald.