Was ist ein Projektfinanzbericht?
Ein Projektfinanzbericht beschreibt die Leistung eines Projekts, seinen Zeitrahmen und sein Budget. Der Jahresabschluss und die Rechnungslegungsmethoden ähneln denen anderer Abschlüsse, unterscheiden sich jedoch in einigen wichtigen Konzepten. Dieser Bericht wird häufig von externen Parteien angefordert, die ein finanzielles Interesse an dem Projekt haben. Der Erfolg und die weitere Finanzierung des Projekts hängen häufig von den Angaben in einem Projektfinanzbericht ab.
Alle geschäftlichen Aktivitäten, egal ob gewinnorientiert oder gemeinnützig, und Unternehmen jeder Größe verwenden Finanzberichte, um ihre Fortschritte auf dem Weg zu ihren Zielen zu bewerten. Eine Gewinn- und Verlustrechnung, auch als Ertrags- und Aufwandsrechnung oder Ertrags- und Aufwandsrechnung bezeichnet, ist einer von drei Grundabschlüssen. Ein anderer Berichtstyp ist eine Bilanz oder ein Kontostandsbericht. Ein Cashflow-Bericht, der endgültige Typ, ist in kleineren Unternehmen selten und wird nur selten von Einzelpersonen erstellt.
In diesem Jahresabschluss wird angegeben, wie viel Geld in einem bestimmten Zeitraum gewonnen oder verloren wurde, wie dieser Gewinn oder Verlust auf den verschiedenen Konten ausgewiesen wurde und wie viel Geld aus Einnahmen generierenden Tätigkeiten, Investitionstätigkeiten und Darlehen stammte. Ein typischer Projektfinanzbericht enthält normalerweise eine schriftliche Darstellung, um den Leser über die Projektziele und den Projektfortschritt zu informieren. In diesem Teil des Berichts werden auch Projektüberschreitungen und Probleme mit der finanziellen Leistung erörtert.
In der Projektbuchhaltung ist es notwendig, Einnahmen und Ausgaben genauer zuzuordnen. Die Einnahmen müssen direkt mit dem Projekt verbunden sein. Die Ausgaben werden in zwei große Gruppen eingeteilt: direkte und indirekte Ausgaben.
Direkte Ausgaben entstehen ausschließlich aufgrund von Projektaktivitäten wie Arbeitskräften und Projektlieferungen. Indirekte Ausgaben werden mit anderen Projekten oder Aktivitäten geteilt. Dazu gehören das Management über dem Projektmanagement und verschiedene Supportfunktionen wie Qualitätskontrolle oder Marketing.
Bei der Prüfung eines Projektfinanzberichts ist die Methode zur Verteilung der indirekten Kosten von zentraler Bedeutung. Es gibt zwar Standards für die Allokation, die von Wirtschaftsprüfern entwickelt wurden, diese können jedoch zur Diskussion stehen. Ein Beispiel für eine solche Kostendiskussion ist die korrekte Zuordnung der Zeit eines Leiters einer Nicht-Projektunterstützungsabteilung zu mehreren technischen Mitarbeitern, die verschiedenen Projektleitern für die Qualitätskontrolle zugewiesen sind. Wenn der Qualitätssicherungsmanager die von seinem Mitarbeiter geleistete Arbeit tatsächlich nicht überprüfen muss, sollte er dennoch einen Teil seiner Zeit für die Verwaltung des Mitarbeiters aufwenden, da die damit verbundenen indirekten Kosten für die Bereitstellung von Büroräumen, die Einstellung, Schulung und andere Verwaltungskosten anfallen Den technischen Mitarbeiter dem Projekt zur Verfügung stellen?
Ein weiteres Anliegen bei der Überprüfung eines Projektfinanzberichts ist die Definition des Projektumfangs. Projekte werden häufig erweitert oder verschoben oder es kommt zu einer Änderung des Finanzierungsniveaus. Die Arbeitsaufstellung, die die auszuführenden Arbeiten, den Zeitplan und die Kosten beschreibt, muss rechtzeitig überarbeitet werden. Diese erweiterte Arbeitstätigkeit sollte im schriftlichen Teil des Projektfinanzberichts klar angegeben werden, damit die Wirksamkeit und der Erfolg des Projekts klar bestimmt werden können.