Hva er en prosjektrapport?
En prosjektrapport beskriver resultatene til et prosjekt, dets tidsramme og budsjett. Regnskapet og regnskapsmetodene ligner på andre regnskap, men avviker i noen viktige konsepter. Denne rapporten er ofte påkrevd av eksterne parter som har en økonomisk interesse i prosjektet. Suksessen og fortsatt finansiering av prosjektet avhenger ofte av informasjonen som gis i en prosjektrapport.
Alle forretningsaktiviteter, enten det er for profitt eller nonprofit, og for selskaper i alle størrelser, bruker regnskap for å evaluere deres fremgang mot mål. En resultatregnskap, også kjent som en inntekt og utgifter eller inntekter og utgifter rapport, er en av tre grunnleggende økonomiske rapporter. En annen type rapport er en balanse eller en kontosaldo rapport. En kontantstrømrapport, den endelige typen, er mindre vanlig i mindre enheter og sjelden opprettet av enkeltpersoner.
Disse regnskapene brukes til å rapportere hvor mye penger som ble oppnådd eller tapt i løpet av en bestemt tidsperiode, hvordan den gevinsten eller tapet dukket opp i de forskjellige kontoene, og hvor mye penger som kom fra inntektsbringende aktiviteter, investeringsaktiviteter og lån. En typisk prosjektøkonomisk rapport inkluderer vanligvis en skriftlig fortelling for å informere leseren om prosjektmålene og fremdriften. Denne delen av rapporten vil også diskutere prosjektoverskridelser og problemer som påvirker økonomiske resultater.
I prosjektregnskap er det nødvendig å fordele inntekter og utgifter mer presist. Inntektene må være direkte tilknyttet prosjektet. Utgiftene vil bli kategorisert i to brede grupper: direkte og indirekte utgifter.
Direkte utgifter påløper utelukkende på grunn av prosjektaktiviteter, for eksempel arbeidskraft og prosjektrekvisita. Indirekte utgifter deles med andre prosjekter eller aktiviteter. Disse inkluderer ledelse over prosjektledelsen og flere støttefunksjoner, for eksempel kvalitetskontroll eller markedsføring.
Metoden for tildeling av indirekte kostnader er et sentralt problem når man undersøker en prosjektrapport. Selv om det er standarder for tildeling utviklet av regnskapsfolk, kan disse være åpne for debatt. Et eksempel på en slik kostnadsdebatt er den riktige måten å tildele en ikke-prosjektstøtte avdelingsleder tid med flere tekniske personer tildelt forskjellige prosjektledere for kvalitetskontroll. Hvis lederen for kvalitetskontroll faktisk ikke trenger å gjennomgå det arbeidet som utføres av den ansatte, bør han likevel bevilge noe av tiden sin til å styre den ansatte på grunn av de indirekte kostnadene ved å skaffe kontorlokaler, ansettelse, opplæring og andre administrasjonskostnader forbundet med gjøre den tekniske medarbeideren tilgjengelig for prosjektet?
En annen bekymring i gjennomgangen av en finansiell prosjektrapport er definisjonen av omfanget av prosjektet. Prosjekter blir ofte utvidet eller omplanlagt, eller opplever en endring i finansieringsnivået. Arbeidserklæringen som beskriver arbeidet som skal utføres, tidsplanen og kostnadene må revideres på en riktig måte. Denne utvidede arbeidsaktiviteten bør være tydelig angitt i den skriftlige delen av prosjektøkonomirapporten, slik at prosjektets effektivitet og suksess kan bestemmes tydelig.