Hvordan vælger jeg de bedste ingeniørkonsulenter?
Bestemmelsen af de bedste ingeniørkonsulenter til et projekt er lettere, hvis der følges formelle projektstyringsprocedurer under udvælgelsesprocessen. Ingeniørkonsulenter ansættes til en lang række job, der spænder fra anvendt forskningsaktiviteter til design og konstruktion af store faciliteter. Konsulentens tjenester erhverves ved forberedelse af en anmodning om forslag (RFP) og efterfølgende evaluering af svarene. RFP-processen, som også kan skrives af konsulenter, skal styres af personer, der er godt kvalificerede inden for deres felt og kendskab til de ønskede resultater. Kvalitetskontrolforanstaltninger kræver, at udvælgelsesteamet evaluerer tidligere arbejdshenvisninger til de førende kandidater til jobbet.
Projektledelsesprocedurerne, der følges af udvælgelsesteamet, inkluderer rettidig forberedelse af RFP, etablering af et middel til at kommunikere med de interesserede tilbudsgivere og en mekanisme til at tillade eller afvise yderligere arbejde eller en anden tilgang fra budgiveren. Derudover skal planlæggerne kommunikere deres tidsplan for indsendelse og analyse af svar. Ofte, men ikke altid, afsløres evalueringskriterierne også.
RFP er det dokument, der formidler projektet til de interesserede ingeniørkonsulenter. Arbejdsomfanget er det mest afgørende element i RFP og udvælgelsesprocessen som helhed. Når målet med projektet er klart defineret, vil ingeniørerne selv afvise at byde, hvis de er klar over, at projektet ikke er inden for deres ekspertise.
Omfanget redegør for projektets begyndelse og slutning. Det vil omfatte, hvad der er kendt og ukendt om processen eller projektet, så ingeniørerne kan realisere det testning eller det eksperimentelle arbejde, der skal inkluderes i deres forslag. Et velskrevet omfang vil forestille projektets udgang så detaljeret, at det er let for alle parter at vide, hvornår projektet er afsluttet og af acceptabel kvalitet. Resten af RFP vil beskrive det arbejde, der skal udføres, leverancer, forventningerne til kvalitetskontrol og de krævede forfaldsdatoer for forskellige milepæle.
Arbejdsopgaverne er normalt skitseret i et hierarki af mål og delmål kaldet en arbejdsfordelingsplan (WBS). Arbejdet med at udarbejde et WBS forsikrer planlæggerne om, at projektet er omfattende, og at ingen elementer er glemt. Budgivere bruger WBS som en let forstået måde at præsentere deres svar på og en tjekliste for fuldstændighed.
Udvælgelsesudvalget skal evaluere kandidaterne på mere end de skriftlige dokumenter for at have tillid til, at de bedste ingeniørkonsulenter er valgt. Tidligere projekter af lignende art, hvis de findes, bør undersøges for at bestemme konsulenternes evne til at levere rettidige resultater af høj kvalitet. Mange projekter indeholder mellemliggende evalueringspunkter for at bestemme, om resultaterne er i mål. Der anvendes undertiden incitamenter for at fremme overholdelse af skemaer.
Når RFP-processen er afsluttet, kan projektet muligvis ikke tildeles. Ledelsen opdager mange gange manglende links i projektet, der blev synlige ved gennemgangen af svarene. Gennemgangen af projektet af flere ikke-involverede teams af eksperter kan pege på mangler eller manglende information. Undertiden opdages de bedste ingeniørkonsulenter ved at læse svaret, der opregner de ufuldstændige data eller dårlige antagelser om den originale RFP.