Hoe kies ik de beste technische consultants?
De bepaling van de beste technische consultants voor een project is eenvoudiger als tijdens het selectieproces formele projectbeheerprocedures worden gevolgd. Ingenieursbureaus worden aangenomen voor een breed scala aan functies, variërend van toegepaste onderzoeksactiviteiten tot het ontwerpen en bouwen van grote faciliteiten. De diensten van de adviseurs worden verworven door de voorbereiding van een aanvraag tot het indienen van voorstellen (RFP) en de daaropvolgende evaluatie van de antwoorden. Het RFP-proces, dat ook door consultants kan worden geschreven, moet worden beheerd door personen die goed gekwalificeerd zijn in hun vakgebied en goed geïnformeerd zijn over de gewenste resultaten. Kwaliteitsbewakingsmaatregelen vereisen dat het selectieteam eerdere werkreferenties van de belangrijkste kandidaten voor de functie evalueert.
De door het selectieteam gevolgde projectmanagementprocedures omvatten de tijdige voorbereiding van de RFP, het opzetten van een manier om te communiceren met de geïnteresseerde bieders en een mechanisme om extra werk of een andere aanpak door de bieder toe te staan of te weigeren. Bovendien moeten de planners hun planning voor indiening en analyse van antwoorden communiceren. Vaak, maar niet altijd, worden ook de evaluatiecriteria onthuld.
De RFP is het document dat het project overbrengt naar de geïnteresseerde engineering consultants. De reikwijdte van het werk is het meest bepalende element van de RFP en het selectieproces als geheel. Wanneer het doel van het project duidelijk is gedefinieerd, zullen de ingenieurs zelf vaak weigeren een bod uit te brengen als ze zich realiseren dat het project niet binnen hun expertisegebied ligt.
Het bereik beschrijft de begin- en eindpunten van het project. Het bevat wat bekend en onbekend is over het proces of project, zodat de ingenieurs het test- of experimentele werk kunnen realiseren dat in hun voorstel moet worden opgenomen. Een goed geschreven scope zal de uitkomst van het project zo gedetailleerd weergeven dat het voor alle partijen gemakkelijk is om te weten wanneer het project compleet en van acceptabele kwaliteit is. De rest van de RFP beschrijft het uit te voeren werk, de te leveren prestaties, de verwachtingen voor kwaliteitscontrole en de vereiste vervaldata voor verschillende mijlpalen.
De werktaken worden meestal beschreven in een hiërarchie van doelen en subdoelen, een work breakdown schedule (WBS). Het werk bij het opstellen van een WBS verzekert de planners dat het project uitgebreid is en dat geen elementen zijn vergeten. Bieders gebruiken de WBS als een gemakkelijk te begrijpen manier om hun reactie en een checklist voor volledigheid te presenteren.
De selectiecommissie moet de deelnemers op meer dan de schriftelijke documenten beoordelen om erop te kunnen vertrouwen dat de beste technische consultants worden gekozen. Voormalige vergelijkbare projecten, indien beschikbaar, moeten worden bestudeerd om te bepalen of de consultants in staat zijn om tijdig hoogwaardige resultaten te leveren. Veel projecten bevatten tussenliggende evaluatiepunten om te bepalen of de resultaten op schema liggen. Stimulansen worden soms toegepast om de naleving van planningen te bevorderen.
Zodra het RFP-proces is voltooid, hoeft het project niet noodzakelijkerwijs te worden toegekend. Vaak ontdekt het management ontbrekende koppelingen in het project die duidelijk werden bij het beoordelen van de antwoorden. De beoordeling van het project door verschillende niet-betrokken teams van deskundigen kan wijzen op tekortschietende of ontbrekende informatie. Soms worden de beste technische consultants ontdekt door het antwoord te lezen dat de onvolledige gegevens of slechte veronderstellingen van de oorspronkelijke RFP opsomt.