Hur väljer jag de bästa teknikkonsulterna?

Fastställandet av de bästa tekniska konsulterna för ett projekt är lättare om formella projektledningsförfaranden följs under urvalsprocessen. Ingenjörskonsulter anställs för ett brett utbud av jobb som sträcker sig från tillämpad forskningsverksamhet till design och konstruktion av stora anläggningar. Konsulternas tjänster förvärvas genom utarbetande av en begäran om förslag (RFP) och efterföljande utvärdering av svaren. RFP-processen, som också kan skrivas av konsulter, måste hanteras av personer som är välkvalificerade inom sitt område och har kunskap om önskat resultat. Kvalitetskontrollåtgärder kräver att urvalsgruppen utvärderar tidigare arbetsreferenser för de ledande utmanarna för jobbet.

Projektledningsförfarandena som följs av urvalsgruppen inkluderar den snabba förberedelsen av RFP, upprättande av ett sätt att kommunicera med de intresserade anbudsgivarna och en mekanism för att tillåta eller förbjuda ytterligare arbete eller en annan metod från budgivaren. Dessutom måste planerarna kommunicera sitt schema för inlämning och analys av svar. Ofta, men inte alltid, avslöjas också utvärderingskriterierna.

RFP är dokumentet som förmedlar projektet till de intresserade ingenjörskonsulterna. Omfattningen av arbetet är det enskilt mest avgörande elementet i RFP och urvalsprocessen som helhet. När målet för projektet är klart definierat kommer ingenjörerna själva ofta att avbjuda om de inser att projektet inte ligger inom deras kompetensområde.

Omfattningen anger projektets början och slutpunkter. Det kommer att innehålla vad som är känt och okänt om processen eller projektet, vilket gör att ingenjörerna kan inse test- eller experimentarbetet att inkludera i sitt förslag. En välskriven omfattning kommer att bilda resultatet av projektet så detaljerat att det är lätt för alla parter att veta när projektet är slutfört och av acceptabel kvalitet. Resten av RFP kommer att beskriva det arbete som ska utföras, leveranser, förväntningarna på kvalitetskontroll och de förfallodatum som krävs för olika milstolpar.

Arbetsuppgifterna beskrivs vanligtvis i en hierarki av mål och delmål som kallas ett arbetsuppdelningsschema (WBS). Arbetet med att utarbeta ett WBS försäkrar planerarna att projektet är omfattande och att inga delar har glömts bort. Anbudsgivare använder WBS som ett lättförstått sätt att presentera sitt svar och en checklista för fullständighet.

Urvalskommittén måste utvärdera utmanarna på mer än de skriftliga dokumenten för att ha förtroende för att de bästa ingenjörskonsulterna väljs. Tidigare projekt av liknande karaktär, om tillgängliga, bör studeras för att bestämma konsulternas förmåga att leverera snabba, högkvalitativa resultat. Många projekt innehåller mellanliggande utvärderingspunkter för att avgöra om resultaten är i mål. Incitament används ibland för att främja efterlevnad av scheman.

När RFP-processen är klar kan projektet inte nödvändigtvis tilldelas. Många gånger upptäcker ledningen saknade länkar i projektet som visade sig när de granskade svaren. Granskningen av projektet av flera icke-involverade expertgrupper kan påpeka information eller brister. Ibland upptäcks de bästa tekniska konsulterna genom att läsa svaret som räknar upp ofullständiga uppgifter eller dåliga antaganden om den ursprungliga RFP.