Hvordan velger jeg de beste ingeniørkonsulentene?

Bestemmelsen av de beste ingeniørkonsulentene for et prosjekt er lettere hvis formelle prosjektledelsesprosedyrer følges under utvelgelsesprosessen. Ingeniørkonsulenter ansettes for et bredt spekter av jobber som spenner fra anvendt forskningsaktivitet til design og bygging av store anlegg. Konsulentens tjenester anskaffes ved utarbeidelse av en forespørsel om forslag (RFP) og etterfølgende evaluering av svarene. RFP-prosessen, som også kan skrives av konsulenter, må styres av personer som er godt kvalifiserte innen sitt felt og har kunnskap om de ønskede resultatene. Kvalitetskontrolltiltak krever at utvalgsteamet evaluerer tidligere arbeidshenvisninger til de ledende kandidatene for jobben.

Prosjektstyringsprosedyrene som følges av utvalgsteamet inkluderer rettidig forberedelse av RFP, etablering av et virkemiddel for å kommunisere med de interesserte budgiverne, og en mekanisme for å tillate eller forhindre tilleggsarbeid eller en annen tilnærming fra budgiveren. I tillegg må planleggerne kommunisere planen sin for innsending og analyse av svar. Ofte, men ikke alltid, blir evalueringskriteriene også avslørt.

RFP er dokumentet som formidler prosjektet til de interesserte ingeniørkonsulentene. Arbeidsomfanget er det mest avgjørende elementet i RFP og utvelgelsesprosessen som helhet. Når målet med prosjektet er klart definert, vil ingeniørene selv ofte avvise å by hvis de innser at prosjektet ikke er innenfor deres kompetanseområde.

Omfanget staver fra begynnelsen og sluttpunktene for prosjektet. Det vil omfatte det som er kjent og ukjent om prosessen eller prosjektet, slik at ingeniørene kan realisere testingen eller det eksperimentelle arbeidet å inkludere i forslaget. Et godt skrevet omfang vil forestille resultatet av prosjektet så detaljert at det er lett for alle parter å vite når prosjektet er fullført og av akseptabel kvalitet. Resten av RFP vil beskrive arbeidet som skal utføres, leveranser, forventningene til kvalitetskontroll og nødvendige forfallsdato for forskjellige milepæler.

Arbeidsoppgavene er vanligvis skissert i et hierarki av mål og delmål kalt en arbeidsfordelingsplan (WBS). Arbeidet med å utarbeide et WBS forsikrer planleggerne om at prosjektet er omfattende og at ingen elementer er glemt. Budgivere bruker WBS som en lett forstått måte å presentere svaret på og en sjekkliste for fullstendighet.

Utvalgskomiteen må vurdere kandidatene på mer enn de skriftlige dokumentene for å ha tillit til at de beste ingeniørkonsulentene er valgt. Tidligere prosjekter av lignende art, hvis tilgjengelige, bør studeres for å bestemme konsulentenes evne til å levere rettidige resultater av høy kvalitet. Mange prosjekter inneholder evalueringspunkter for å bestemme om resultatene er i mål. Det brukes noen ganger incentiver for å fremme etterlevelse av tidsplaner.

Når RFP-prosessen er fullført, er det ikke sikkert at prosjektet tildeles. Mange ganger oppdager ledelsen manglende lenker i prosjektet som ble tydelig ved gjennomgang av svarene. Gjennomgangen av prosjektet av flere ikke-involverte ekspertteam kan peke på mangler eller mangler informasjon. Noen ganger blir de beste ingeniørkonsulentene oppdaget ved å lese svaret som oppregner ufullstendige data eller dårlige forutsetninger om den opprinnelige RFP.