Wie wähle ich die besten Ingenieurbüros aus?
Die Ermittlung der besten Ingenieurbüros für ein Projekt ist einfacher, wenn während des Auswahlprozesses formelle Projektmanagementverfahren eingehalten werden. Ingenieurbüros werden für eine Vielzahl von Aufgaben angestellt, die von der angewandten Forschung bis zum Entwurf und Bau großer Anlagen reichen. Die Leistungen der Berater werden durch die Erstellung einer Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) und die anschließende Auswertung der Antworten erworben. Der RFP-Prozess, der auch von Beratern geschrieben werden kann, muss von Personen verwaltet werden, die auf ihrem Gebiet gut qualifiziert sind und sich mit den gewünschten Ergebnissen auskennen. Qualitätskontrollmaßnahmen erfordern, dass das Auswahlteam frühere Arbeitszeugnisse der führenden Kandidaten für den Job bewertet.
Die vom Auswahlteam verfolgten Projektmanagementverfahren umfassen die rechtzeitige Vorbereitung des Angebots, die Einrichtung eines Kommunikationsmittels mit den interessierten Bietern sowie einen Mechanismus, mit dem der Bieter zusätzliche Arbeiten oder eine andere Vorgehensweise zulässt oder untersagt. Darüber hinaus müssen die Planer ihren Zeitplan für die Einreichung und Analyse der Antworten mitteilen. Oft, aber nicht immer, werden auch die Bewertungskriterien aufgedeckt.
Das RFP ist das Dokument, das das Projekt an die interessierten Ingenieurbüros weiterleitet. Der Arbeitsumfang ist das entscheidende Element des RFP und des gesamten Auswahlprozesses. Wenn das Ziel des Projekts klar definiert ist, lehnen die Ingenieure häufig ein Angebot ab, wenn sie feststellen, dass das Projekt nicht in ihrem Fachgebiet liegt.
Der Geltungsbereich beschreibt den Anfangs- und Endpunkt des Projekts. Es wird enthalten, was über den Prozess oder das Projekt bekannt und unbekannt ist, sodass die Ingenieure die Test- oder experimentellen Arbeiten durchführen können, die in ihren Vorschlag aufgenommen werden sollen. Ein gut geschriebener Umfang wird das Ergebnis des Projekts so detailliert darstellen, dass alle Beteiligten leicht erkennen können, wann das Projekt abgeschlossen ist und von akzeptabler Qualität ist. Der Rest des RFP beschreibt die durchzuführenden Arbeiten, die zu erbringenden Leistungen, die Erwartungen an die Qualitätskontrolle und die erforderlichen Fälligkeiten für verschiedene Meilensteine.
Die Arbeitsaufgaben werden normalerweise in einer Hierarchie von Zielen und Unterzielen beschrieben, die als Projektstrukturplan (Work Breakdown Schedule, WBS) bezeichnet wird. Die Arbeit bei der Ausarbeitung eines PSP versichert den Planern, dass das Projekt umfassend ist und keine Elemente vergessen wurden. Die Bieter verwenden den WBS, um ihre Antworten und eine Checkliste der Vollständigkeit halber verständlich darzustellen.
Die Auswahlkommission muss die Bewerber nicht nur anhand der schriftlichen Unterlagen beurteilen, sondern auch darauf vertrauen, dass die besten Ingenieurbüros ausgewählt werden. Frühere Projekte ähnlicher Art sollten, sofern verfügbar, untersucht werden, um festzustellen, ob die Berater in der Lage sind, zeitnahe und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern. Viele Projekte beinhalten Zwischenevaluierungspunkte, um festzustellen, ob die Ergebnisse im Ziel sind. Manchmal werden Anreize gesetzt, um die Einhaltung von Zeitplänen zu fördern.
Sobald der RFP-Prozess abgeschlossen ist, muss das Projekt nicht unbedingt vergeben werden. Oft entdeckt das Management fehlende Verbindungen im Projekt, die sich bei der Überprüfung der Antworten zeigten. Die Überprüfung des Projekts durch mehrere nicht beteiligte Expertenteams kann auf Unzulänglichkeiten oder fehlende Informationen hinweisen. Manchmal werden die besten Ingenieurbüros durch Lesen der Antwort ermittelt, in der die unvollständigen Daten oder die schlechten Annahmen des ursprünglichen RFP aufgeführt sind.