Jak wybrać najlepszych konsultantów technicznych?
Wyznaczenie najlepszych konsultantów inżynieryjnych dla projektu jest łatwiejsze, jeśli podczas procesu selekcji przestrzegane są formalne procedury zarządzania projektem. Konsultanci ds. Inżynierii zatrudniani są do wielu różnych zadań, od badań stosowanych do projektowania i budowy dużych obiektów. Usługi konsultantów są nabywane poprzez przygotowanie zapytania ofertowego (RFP), a następnie ocenę odpowiedzi. Proces RFP, który może być również napisany przez konsultantów, musi być zarządzany przez osoby, które są dobrze wykwalifikowane w swojej dziedzinie i wiedzą o pożądanych rezultatach. Środki kontroli jakości wymagają, aby zespół selekcyjny dokonał oceny wcześniejszych prac wiodących pretendentów do pracy.
Procedury zarządzania projektem stosowane przez zespół selekcyjny obejmują terminowe przygotowanie zapytania ofertowego, ustanowienie środków komunikacji z zainteresowanymi oferentami oraz mechanizmu umożliwiającego lub uniemożliwiającego dodatkową pracę lub inne podejście oferenta. Ponadto planiści muszą przekazać swój harmonogram przesyłania i analizy odpowiedzi. Często, choć nie zawsze, ujawniane są również kryteria oceny.
Zapytanie ofertowe to dokument, który przekazuje projekt zainteresowanym konsultantom inżynieryjnym. Zakres prac jest najważniejszym elementem zapytania ofertowego i całego procesu selekcji. Gdy cel projektu jest jasno określony, sami inżynierowie często odmawiają składania ofert, jeśli zdają sobie sprawę, że projekt nie leży w zakresie ich wiedzy specjalistycznej.
Zakres określa początek i koniec projektu. Obejmie to, co jest znane i nieznane na temat procesu lub projektu, umożliwiając inżynierom zrealizowanie prac testowych lub eksperymentalnych w celu włączenia ich do propozycji. Dobrze napisany zakres obrazuje wynik projektu w sposób tak szczegółowy, że wszystkie strony mogą z łatwością wiedzieć, kiedy projekt jest kompletny i czy ma akceptowalną jakość. Pozostała część zapytania ofertowego opisuje prace, które należy wykonać, rezultaty, oczekiwania w zakresie kontroli jakości oraz wymagane terminy różnych etapów.
Zadania pracy są zwykle przedstawiane w hierarchii celów i celów cząstkowych zwanych harmonogramem podziału pracy (WBS). Praca nad opracowaniem WBS zapewnia planistom, że projekt jest kompleksowy i że nie zapomniano o żadnych elementach. Oferenci używają WBS jako łatwo zrozumiałego sposobu przedstawienia swojej odpowiedzi i listy kontrolnej kompletności.
Komisja selekcyjna musi ocenić kandydatów na podstawie więcej niż pisemnych dokumentów, aby mieć pewność, że wybrani zostaną najlepsi konsultanci inżynierscy. Wcześniejsze projekty o podobnym charakterze, jeśli są dostępne, należy zbadać, aby określić zdolność konsultantów do dostarczania na czas wyników wysokiej jakości. Wiele projektów zawiera pośrednie punkty oceny w celu ustalenia, czy wyniki są zgodne z celem. Czasami stosuje się zachęty w celu promowania przestrzegania harmonogramów.
Po zakończeniu procesu zapytania ofertowego projekt niekoniecznie musi zostać przyznany. Wiele razy kierownictwo odkrywa brakujące linki w projekcie, które stały się widoczne po przejrzeniu odpowiedzi. Przegląd projektu przeprowadzony przez kilka niezaangażowanych zespołów ekspertów może wskazywać na braki lub brakujące informacje. Czasami najlepszych konsultantów technicznych odkrywa się, czytając odpowiedź, która wylicza niekompletne dane lub złe założenia pierwotnego zapytania ofertowego.