Hvad er dokumentafbildning?

Dokumentafbildning er et væsentligt element i forretning i dag. Som et middel til at oprette elektroniske kopier af vigtige papirer, diagrammer og billeder hjælper dokumentafbildning med at sikre, at forretningspapirer kan gemmes og arkiveres sikkert. Her er det grundlæggende, der er involveret i dokumentafbildning, herunder lagring og distribution af de gemte billeder.

Papirdokumentation er meget enkel. Alt, hvad der virkelig kræves, er en kvalitetsscanner, et USB-kabel til at forbinde scanneren til en computer og derefter scanningssoftware, der gør det muligt at navngive og gemme det gemte billede. Mens dokumentscannere tidligere var noget dyre, er enheder af god kvalitet til rådighed i dag til meget rimelige priser. Dette muliggør billeddannelse for både virksomheder og i hjemmet.

Når softwaren er lagt i harddisken, og scanneren genkendes af systemet, skal du blot placere dokumentet med forsiden nedad på scannerskærmen og trykke på starttasten for at starte scanningen. Arbejder på en måde, der ligner en kopimaskine, opretter scanneren et billede af dokumentet, der arbejder fra den ene ende til den anden. Når siden er afsluttet, vil det være muligt at bruge softwaren til at navngive det scannede dokument og derefter gemme det på computerens harddisk. Alternativt kan det scannede dokument indlæses på en CDR eller uploades til en server til opbevaring og hentning.

Fordele ved scanning af dokumenter er rigelige. Det ene ved at oprette en elektronisk kopi af værdifulde dokumenter sikrer, at selv i tilfælde af at originalen går tabt, kan den gendannes ved at udskrive den elektroniske kopi. For det andet kan værdifulde arkiver fra tidligere år indfanges og bevares, da dokumentafbildning skaber en kopi, der ikke falmer, gul med alderen eller bliver skør over tid. Til sidst gør dokumentafbildning det meget nemt at dele kopier af papirdokumenter med fjerne placeringer.

For eksempel, hvis en salgsmedarbejder er ude af landet og har brug for at se en kopi af en klientkontrakt, er der ikke behov for at påløbe udgifterne til at lave en papirkopi og sende den af ​​en budtjeneste. I stedet kan det scannede dokument ganske enkelt e-mailes eller placeres på et netværk, som den associerede kan få adgang til. Det, der plejede at tage dage nu, tager kun et par minutter at udføre med dokumentafbildning.

Dokumentafbildning har ændret måden, hvor mange virksomheder opbevarer vigtige dokumenter, såvel som gjort det meget lettere at hente data, når det er nødvendigt. Uanset om dokumenterne består af billeder, kontrakter eller bygningsskemaer, er billederne af vigtige papirer bevaret og tilgængelige, når de er nødvendige.