Qu'est-ce que l'imagerie documentaire?
L'imagerie documentaire est un élément essentiel des affaires d'aujourd'hui. En tant que moyen de créer des copies électroniques de documents, diagrammes et images importants, la numérisation de documents permet de garantir que les documents professionnels peuvent être sauvegardés et archivés en toute sécurité. Voici les bases de la création de documents, notamment le stockage et la distribution des images enregistrées.
L'imagerie de documents papier est très simple. Tout ce qui est vraiment nécessaire est un scanner de qualité, un câble USB pour connecter le scanner à un ordinateur, puis un logiciel de numérisation permettant de nommer et d’enregistrer l’image sauvegardée. Alors que les scanners de documents étaient un peu chers, des unités de bonne qualité sont disponibles à des prix très raisonnables. Cela rend l’imagerie documentaire possible pour les entreprises et à la maison.
Une fois le logiciel chargé sur le disque dur et le scanner reconnu par le système, placez simplement le document face imprimée dessous sur l'écran du scanner et appuyez sur la touche de démarrage pour lancer la numérisation. Travaillant de manière similaire à une machine à copier, le scanner crée une image du document, travaillant d'un bout à l'autre. Une fois la page terminée, vous pourrez utiliser le logiciel pour nommer le document numérisé, puis le stocker sur le disque dur de l'ordinateur. Sinon, le document numérisé peut être chargé sur un CDR ou téléchargé sur un serveur pour être stocké et récupéré.
Les avantages de la numérisation de documents sont nombreux. Premièrement, créer une copie électronique de documents de valeur garantit que même en cas de perte de l’original, il peut être recréé en imprimant la copie électronique. Deuxièmement, les archives de valeur des années passées peuvent être capturées et préservées, car la création de documents crée une copie qui ne se fanera pas, ne jaunira pas avec l’âge et ne se fragilisera pas avec le temps. Enfin, l’imagerie documentaire facilite le partage de copies de documents papier avec des sites distants.
Par exemple, si un vendeur est à l'étranger et a besoin de voir une copie du contrat d'un client, il n'est pas nécessaire de comptabiliser les frais liés à la création d'une copie papier et à son envoi par courrier. Au lieu de cela, le document numérisé peut simplement être envoyé par courrier électronique ou placé sur un réseau auquel l'associé peut accéder. Ce qui prenait autrefois des jours ne prend que quelques minutes avec l’imagerie documentaire.
L'imagerie documentaire a changé la manière dont de nombreuses entreprises stockent des documents importants, tout en facilitant la récupération des données en cas de besoin. Que les documents consistent en des images, des contrats ou des schémas de construction, les images des documents importants sont conservées et disponibles à tout moment.