¿Qué es el documento de imágenes?
Las imágenes de documentos son un elemento esencial para hacer negocios hoy. Como medio para crear copias electrónicas de documentos, diagramas e imágenes importantes, las imágenes de documentos ayuda a garantizar que el papeleo de negocios se pueda guardar y archivar de manera segura. Aquí están los conceptos básicos involucrados con las imágenes de documentos, incluido el almacenamiento y la distribución de las imágenes guardadas.
Las imágenes de documentos en papel son muy simples. Todo lo que realmente se requiere es un escáner de calidad, un cable USB para conectar el escáner a una computadora, y luego escanear un software que permitirá que la imagen guardada se nombre y almacene. Si bien los escáneres de documentos solían ser algo caros, las unidades de buena calidad están disponibles hoy a precios muy razonables. Esto hace que las imágenes de documentos sean posibles tanto para las empresas como en el hogar.
Una vez que el software se carga en el disco duro, y el escáner es reconocido por el sistema, simple coloque el documento boca abajo en la pantalla del escáner y presione la tecla de inicio para iniciar el escaneo. Trabajando en una mAnner Similar a una máquina de copia, el escáner creará una imagen del documento, que trabaja de un extremo a otro. Cuando se complete la página, será posible usar el software para nombrar el documento escaneado y luego almacenarlo en el disco duro de la computadora. Alternativamente, el documento escaneado se puede cargar en un CDR o cargarse en un servidor para su almacenamiento y recuperación.
Las ventajas del escaneo de documentos son abundantes. Uno, crear una copia electrónica de documentos valiosos asegura que incluso en el caso de que el original se pierda, se pueda recrear imprimiendo la copia electrónica. En segundo lugar, se pueden capturar y preservar los archivos valiosos de los años pasados, ya que las imágenes de documentos crean una copia que no se desvanecerá, amarillo con la edad o se vuelve frágil con el tiempo. Por último, las imágenes de documentos hacen que sea muy fácil compartir copias de documentos en papel con ubicaciones remotas.
Por ejemplo, si un SALes Associate está fuera del país y necesita ver una copia de un contrato con el cliente, no es necesario acumular los gastos involucrados en hacer una copia en papel y enviarla por un servicio de mensajería. En cambio, el documento escaneado simplemente se puede enviar por correo electrónico o colocarse en una red a la que puede acceder al asociado. Lo que solía llevar días ahora solo lleva unos minutos lograr con imágenes de documentos.
Las imágenes de documentos han cambiado la forma en que muchas empresas almacenan documentos importantes, y han hecho que sea mucho más fácil recuperar datos cuando sea necesario. Ya sea que los documentos consistan en imágenes, contratos o esquemas de construcción, las imágenes de documentos importantes se conservan y están disponibles cuando se necesitan.