O que é Document Imaging?

A geração de imagens de documentos é um elemento essencial para se fazer negócios hoje. Como meio de criar cópias eletrônicas de papéis, diagramas e fotos importantes, a geração de imagens de documentos ajuda a garantir que a documentação comercial possa ser salva e arquivada com segurança. Aqui estão os conceitos básicos envolvidos na geração de imagens de documentos, incluindo armazenamento e distribuição das imagens salvas.

A geração de imagens em papel é muito simples. Tudo o que é realmente necessário é um scanner de qualidade, um cabo USB para conectar o scanner a um computador e, em seguida, um software de digitalização que permitirá que a imagem salva seja nomeada e armazenada. Enquanto os scanners de documentos costumavam ser um pouco caros, hoje existem unidades de boa qualidade a preços muito razoáveis. Isso possibilita a geração de imagens de documentos para empresas e em casa.

Depois que o software for carregado no disco rígido e o scanner for reconhecido pelo sistema, coloque o documento com a face para baixo na tela do scanner e pressione a tecla Iniciar para iniciar a digitalização. Trabalhando de maneira semelhante a uma copiadora, o scanner criará uma imagem do documento, trabalhando de uma extremidade à outra. Quando a página estiver concluída, será possível usar o software para nomear o documento digitalizado e armazená-lo no disco rígido do computador. Como alternativa, o documento digitalizado pode ser carregado em um CDR ou carregado em um servidor para armazenamento e recuperação.

As vantagens da digitalização de documentos são abundantes. Um, criar uma cópia eletrônica de documentos valiosos garante que, mesmo no caso de perda do original, ele possa ser recriado imprimindo a cópia eletrônica. Segundo, arquivos valiosos de anos anteriores podem ser capturados e preservados, pois a criação de imagens de documentos cria uma cópia que não desbota, fica amarelada com a idade ou fica quebradiça ao longo do tempo. Por fim, a geração de imagens de documentos facilita o compartilhamento de cópias de documentos em papel com locais remotos.

Por exemplo, se um associado de vendas estiver fora do país e precisar ver uma cópia de um contrato de cliente, não há necessidade de acumular as despesas envolvidas na criação de uma cópia em papel e na remessa por um serviço de correio. Em vez disso, o documento digitalizado pode simplesmente ser enviado por email ou colocado em uma rede que o associado possa acessar. O que costumava levar dias agora leva apenas alguns minutos para ser realizado com a geração de imagens de documentos.

A geração de imagens de documentos mudou a maneira como muitas empresas armazenam documentos importantes, além de facilitar a recuperação de dados quando necessário. Independentemente de os documentos consistirem em fotos, contratos ou esquemas de construção, as imagens de papéis importantes são preservadas e disponíveis sempre que necessário.