Wat is Document Imaging?
Documentweergave is tegenwoordig een essentieel onderdeel van het zakendoen. Als een manier om elektronische kopieën van belangrijke papieren, diagrammen en afbeeldingen te maken, helpt documentbeeldvorming ervoor te zorgen dat zakelijk papierwerk veilig kan worden opgeslagen en gearchiveerd. Hier zijn de basisprincipes van documentafbeeldingen, inclusief opslag en distributie van de opgeslagen afbeeldingen.
Document document imaging is heel eenvoudig. Het enige dat echt nodig is, is een kwaliteitsscanner, een USB-kabel om de scanner op een computer aan te sluiten en vervolgens scansoftware waarmee de opgeslagen afbeelding een naam kan krijgen en kan worden opgeslagen. Vroeger waren documentenscanners ietwat duur, maar tegenwoordig zijn eenheden van goede kwaliteit beschikbaar tegen zeer redelijke prijzen. Dit maakt documentweergave mogelijk voor zowel bedrijven als thuis.
Nadat de software op de harde schijf is geladen en de scanner door het systeem wordt herkend, plaatst u het document met de bedrukte zijde naar beneden op het scannerscherm en drukt u op de starttoets om de scan te starten. De scanner werkt op dezelfde manier als een kopieermachine en maakt een afbeelding van het document, van het ene uiteinde naar het andere. Wanneer de pagina is voltooid, kunt u de software gebruiken om het gescande document een naam te geven en het vervolgens op de harde schijf van de computer op te slaan. Als alternatief kan het gescande document worden geladen op een CDR of worden geüpload naar een server voor opslag en ophalen.
Voordelen van scannen van documenten zijn er in overvloed. Ten eerste zorgt het maken van een elektronische kopie van waardevolle documenten ervoor dat zelfs in het geval dat het origineel verloren gaat, het kan worden nagebouwd door de elektronische kopie af te drukken. Ten tweede kunnen waardevolle archieven uit het verleden worden vastgelegd en bewaard, omdat documentweergave een kopie maakt die niet vervaagt, geel wordt met de leeftijd of na verloop van tijd broos wordt. Ten slotte maakt documentafbeelding het heel eenvoudig om kopieën van papieren documenten te delen met externe locaties.
Als een verkoopmedewerker bijvoorbeeld in het buitenland is en een kopie van een klantcontract moet zien, hoeven de kosten voor het maken van een papieren kopie en verzending per koeriersdienst niet te worden gemaakt. In plaats daarvan kan het gescande document eenvoudig worden gemaild of op een netwerk worden geplaatst waartoe de medewerker toegang heeft. Wat vroeger dagen duurde, duurt nu maar een paar minuten om te bereiken met document imaging.
Document imaging heeft de manier veranderd waarop veel bedrijven belangrijke documenten opslaan en heeft het veel gemakkelijker gemaakt om gegevens op te halen wanneer dat nodig is. Of de documenten nu uit afbeeldingen, contracten of bouwschema's bestaan, de afbeeldingen van belangrijke papieren zijn bewaard en beschikbaar wanneer ze nodig zijn.