Vad är dokumentavbildning?

Dokumentavbildning är en väsentlig del av att göra affärer idag. Som ett medel för att skapa elektroniska kopior av viktiga papper, diagram och bilder hjälper dokumentavbildning att säkerställa att affärspapper kan sparas och arkiveras på ett säkert sätt. Här är grunderna för dokumentavbildning, inklusive lagring och distribution av sparade bilder.

Pappersdokumentation är mycket enkel. Allt som verkligen krävs är en kvalitetsskanner, en USB-kabel för att ansluta skannern till en dator och sedan skanningsprogramvara som gör att den sparade bilden kan namnges och lagras. Även om dokumentskannrar brukade vara något dyra, finns enheter i god kvalitet idag till mycket rimliga priser. Detta möjliggör dokumentavbildning både för företag och i hemmet.

När programvaran har laddats på hårddisken och skannern känns igen av systemet, lägg dokumentet enkelt med framsidan nedåt på skannerskärmen och tryck på startknappen för att initiera skanningen. När man arbetar på ett sätt som liknar en kopieringsmaskin skapar skannern en bild av dokumentet och arbetar från ena änden till den andra. När sidan är klar kommer det att vara möjligt att använda programvaran för att namnge det skannade dokumentet och sedan lagra det på hårddisken på datorn. Alternativt kan det skannade dokumentet laddas på en CDR eller laddas upp till en server för lagring och hämtning.

Fördelarna med dokumentskanning är rikligt. För det första, att skapa en elektronisk kopia av värdefulla dokument säkerställer att även om originalet går förlorat, kan det återskapas genom att skriva ut den elektroniska kopian. För det andra kan värdefulla arkiv från tidigare år fångas och bevaras, eftersom dokumentavbildning skapar en kopia som inte försvinner, gul med åldern eller blir spröd över tiden. Slutligen gör dokumentavbildning det mycket enkelt att dela kopior av pappersdokument med avlägsna platser.

Till exempel, om en försäljningsföretag är utomlands och behöver se en kopia av ett kundkontrakt, finns det inget behov av att samla utgifterna för att göra en papperskopia och skicka den med en budtjänst. Istället kan det skannade dokumentet helt enkelt skickas via e-post eller placeras i ett nätverk som associerade kan komma åt. Det som brukade ta dagar nu tar bara några minuter att göra med dokumentavbildning.

Dokumentavbildning har förändrat hur många företag lagrar viktiga dokument, samt gjort det mycket lättare att hämta data när det behövs. Oavsett om dokumenten består av bilder, kontrakt eller byggscheman, bilder av viktiga papper bevaras och finns tillgängliga när de behövs.