Was ist Document Imaging?
Das Imaging von Dokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil der heutigen Geschäftstätigkeit. Durch die Erstellung elektronischer Kopien wichtiger Papiere, Diagramme und Bilder kann mithilfe der Dokumentenerstellung sichergestellt werden, dass Geschäftsunterlagen sicher gespeichert und archiviert werden können. Hier finden Sie die Grundlagen zur Dokumentenerstellung, einschließlich der Speicherung und Verteilung der gespeicherten Bilder.
Das Imaging von Papierdokumenten ist sehr einfach. Alles, was wirklich benötigt wird, ist ein Qualitätsscanner, ein USB-Kabel zum Anschließen des Scanners an einen Computer und eine Scan-Software, mit der das gespeicherte Bild benannt und gespeichert werden kann. Während Dokumentenscanner früher etwas teuer waren, sind heute qualitativ hochwertige Einheiten zu sehr vernünftigen Preisen erhältlich. Dies ermöglicht das Imaging von Dokumenten sowohl für Unternehmen als auch für Privathaushalte.
Sobald die Software auf die Festplatte geladen ist und der Scanner vom System erkannt wird, legen Sie das Dokument einfach mit der Vorderseite nach unten auf den Scannerbildschirm und drücken Sie die Starttaste, um den Scanvorgang zu starten. Der Scanner arbeitet ähnlich wie ein Kopiergerät und erstellt ein Bild des Dokuments von einem Ende zum anderen. Wenn die Seite vollständig ist, können Sie das gescannte Dokument mithilfe der Software benennen und auf der Festplatte des Computers speichern. Alternativ kann das gescannte Dokument auf eine CDR geladen oder zum Speichern und Abrufen auf einen Server hochgeladen werden.
Die Vorteile des Dokumentenscannens sind zahlreich. Zum einen wird durch das Erstellen einer elektronischen Kopie wertvoller Dokumente sichergestellt, dass das Original auch dann wiederhergestellt werden kann, wenn es verloren geht, indem die elektronische Kopie ausgedruckt wird. Zweitens können wertvolle Archive aus vergangenen Jahren erfasst und aufbewahrt werden, da mit der Dokumentenerstellung eine Kopie erstellt wird, die im Laufe der Zeit nicht verblasst, vergilbt oder brüchig wird. Mit Document Imaging ist es außerdem sehr einfach, Kopien von Papierdokumenten an entfernten Standorten freizugeben.
Wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter nicht im Land ist und eine Kopie eines Kundenvertrags sehen muss, müssen die Kosten für das Erstellen einer Papierkopie und das Versenden durch einen Kurierdienst nicht anfallen. Stattdessen kann das gescannte Dokument einfach per E-Mail versendet oder in einem Netzwerk abgelegt werden, auf das der Mitarbeiter zugreifen kann. Was früher Tage dauerte, dauert mit Document Imaging nur noch wenige Minuten.
Document Imaging hat die Art und Weise, wie viele Unternehmen wichtige Dokumente speichern, verändert und das Abrufen von Daten bei Bedarf erheblich vereinfacht. Unabhängig davon, ob es sich bei den Dokumenten um Bilder, Verträge oder Baupläne handelt, werden die Bilder wichtiger Dokumente aufbewahrt und sind verfügbar, wann immer sie benötigt werden.