Co je zobrazování dokumentů?

Zobrazování dokumentů je dnes nezbytným prvkem podnikání. Jako prostředek k vytváření elektronických kopií důležitých papírů, diagramů a obrázků pomáhá zobrazování dokumentů zajistit, že obchodní papírování lze bezpečně ukládat a archivovat. Zde jsou základní informace týkající se zobrazování dokumentů, včetně ukládání a distribuce uložených obrázků.

Zobrazování papírových dokumentů je velmi jednoduché. Vše, co je opravdu potřeba, je kvalitní skener, kabel USB pro připojení skeneru k počítači a poté skenovací software, který umožní pojmenování a uložení uloženého obrazu. Zatímco skenery dokumentů bývaly poněkud drahé, dnes jsou za velmi příznivé ceny dostupné kvalitní jednotky. To umožňuje zobrazování dokumentů pro podniky i doma.

Jakmile je software vložen na pevný disk a skener je rozpoznán systémem, jednoduše umístěte dokument lícem dolů na obrazovku skeneru a stisknutím tlačítka start spusťte skenování. Skener pracuje podobným způsobem jako kopírovací stroj a vytvoří obrázek dokumentu, který pracuje z jednoho konce na druhý. Po dokončení stránky bude možné pomocí softwaru pojmenovat naskenovaný dokument a poté jej uložit na pevný disk počítače. Alternativně naskenovaný dokument může být nanesen na CDR nebo uložit na server pro ukládání a vyhledávání.

Výhody skenování dokumentů jsou bohaté. Jeden, vytvoření elektronické kopie cenných dokumentů zajišťuje, že i v případě ztráty originálu je možné jej znovu vytisknout vytištěním elektronické kopie. Za druhé, cenné archivy z minulých let mohou být zachyceny a uchovány, protože zobrazování dokumentů vytváří kopii, která v průběhu času nezmizí, nestarne, ani se nestane žlutou. A konečně, zobrazování dokumentů usnadňuje sdílení kopií papírových dokumentů na vzdálených místech.

Například, pokud je obchodní zástupce mimo zemi a potřebuje vidět kopii klientské smlouvy, není třeba narůstat náklady spojené s vytvořením papírové kopie a zasláním kurýrní službou. Namísto toho lze naskenovaný dokument jednoduše odeslat e-mailem nebo umístit do sítě, ke které má přidružený pracovník přístup. To, co dříve trvalo dny, se zobrazováním dokumentů zabere jen několik minut.

Zobrazování dokumentů změnilo způsob, jakým mnoho společností ukládá důležité dokumenty, a v případě potřeby také usnadnilo vyhledávání dat. Ať už se dokumenty skládají z obrázků, smluv nebo stavebních schémat, obrázky důležitých papírů jsou uchovány a dostupné, kdykoli jsou potřeba.