Was sind Angebotsunterlagen?
Das Anbieten eines Vertrags jeglicher Art kann ein sehr wettbewerbsintensiver Prozess sein. Unabhängig davon, ob Einreichungen von einem relevanten Dienstleister akzeptiert oder nur auf Einladung eingereicht werden, müssen die in den Angebotsunterlagen verlangten Informationen umfassend sein. Es basiert auf den Materialien, die ein Unternehmen oder eine andere Organisation verwenden wird, um eine Entscheidung für einen Vertrag zu treffen. Die Angebotsunterlagen sind möglicherweise nicht der einzige Entscheidungsfaktor, da Top-Bieter häufig zu Live-Interviews eingeladen werden, um die Auswahl zu vereinfachen. Ohne diese Übermittlungen können jedoch möglicherweise niemals neue Geschäftsbeziehungen entstehen.
Falls eine Organisation bereits weiß, welche Dienstleister für einen Vertrag in Betracht gezogen werden müssen, kann sie eine Ausschreibung (Invitation to Bid, ITB) an die relevanten Parteien verteilen. Trotz dieser förmlichen Interessenbekundung muss der Bieter einige Verfahren einhalten, da er sonst seine Berücksichtigung verlieren könnte. Eine Auswahlliste von Bewerbern kann frühzeitig auf der Grundlage früherer Geschäftsbeziehungen oder sehr spezifischer Kriterien ausgewählt werden, die zu Beginn des Bewerbungsprozesses festgelegt wurden. Diese Gruppe kann weiter eingegrenzt werden, bevor eine endgültige Auswahl auf der Grundlage der vorgelegten Angebotsunterlagen getroffen wird.
Die Angebotsunterlagen müssen in dem Format eingereicht werden, das der Vermieter bevorzugt. Diese Anforderung könnte darin bestehen, Materialien elektronisch, per Post oder beides zu versenden. Wenn ein externer Berater in den Suchprozess involviert ist, müssen möglicherweise auch Angebotsunterlagen an diese Person gesendet werden. Es ist möglich, dass der Vermieter eine Art Bewerbungsvorlage zur Verfügung stellt oder von den Bewerbern eingereichte Originalunterlagen akzeptiert.
Ein Vermieter oder sein Berater sollte die Informationen, die in den Angebotsunterlagen benötigt werden, umreißen. Diese Gliederung kann in einer ITB oder einer Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) angeboten werden. Dies ist eher eine offene Aufforderung zum Erhalt von Angeboten. Außerdem sollte die Frist für die Einreichung von Vorschlägen geklärt werden, die nicht nur ein Datum, sondern auch eine bestimmte Uhrzeit enthalten kann, zu der die Angebotsunterlagen eingehen müssen. Fragen rund um eine ITB oder ein RFP können ebenfalls Fristen haben, und Antworten auf diese Fragen können veröffentlicht werden, damit alle Kandidaten sie sehen können.
Die in den Gebotsunterlagen enthaltenen Details richten sich nach der Art der angeforderten Dienstleistung. In der Finanzbranche muss ein Anlageverwalter, der ein Angebot für einen Vertrag abgibt, wahrscheinlich zusätzlich zur früheren Anlageperformance den von der Firma überwachten Geldbetrag bereitstellen. Selbst wenn ein Dienstleister von einem Vertrag entbunden wird, kann diese Firma Dokumente möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt erneut anbieten und einreichen.