Vad är buddokument?

Att bjuda på ett kontrakt av alla slag kan vara en mycket konkurrenskraftig process. Oavsett om anmälningar accepteras av någon relevant tjänsteleverantör eller endast får presenteras på inbjudningsbasis måste informationen som begärs i buddokument vara omfattande. Det är baserat på själva materialet som ett företag eller annan organisation kommer att använda för att fatta ett beslut för ett kontrakt. Buddokumenten kanske inte är den enda faktorn för ett beslut, eftersom toppbudgivare ofta inbjuds till liveintervjuer för att effektivisera urvalet, men utan dessa inlagor kan nya affärsrelationer aldrig bildas.

I händelse av att en organisation redan vet vilka tjänsteleverantörer att överväga för ett kontrakt kan den distribuera en inbjudan att bjuda (ITB) till berörda parter. Även med den formella intresseanmälan måste budgivaren följa vissa förfaranden, eller det kan vara i fara att förlora sitt övervägande. En kortlista med kandidater kan väljas tidigt baserat på tidigare affärsrelationer eller mycket specifika kriterier som fastställs från början av budprocessen. Den gruppen kan begränsas ytterligare innan ett slutligt val görs baserat på de buddokument som presenteras.

Buddokument måste lämnas in i det format som anställningsföretaget föredrar. Detta krav kan vara att skicka material elektroniskt, via traditionell post eller båda. Om en tredjepartskonsulent är involverad i sökprocessen kan buddokument också behöva skickas till den här personen. Det är möjligt att anställningsföretaget kommer att tillhandahålla någon typ av ansökningsmall eller acceptera originalmaterial som lämnats in av kandidaterna.

Ett anställningsföretag eller dess konsult bör beskriva den information som behövs i buddokument. Denna disposition kan erbjudas i en ITB eller en begäran om förslag (RFP), vilket är mer en öppen inbjudan att ta emot erbjudanden. Tidsfristen för inlämnande bör också klargöras, vilket inte bara kan innehålla ett datum utan också en viss tidpunkt då buddokument måste tas emot. Frågor kring en ITB eller RFP kan på liknande sätt ha tidsfrister och svar på dessa frågor kan publiceras för alla kandidater att se.

Detaljerna som ingår i budmaterial kommer att baseras på vilken typ av tjänst som begärs. När det gäller ekonomi kommer en investeringschef som bjuder på ett kontrakt troligen att behöva tillhandahålla den summa pengar som företaget övervakar utöver tidigare investeringsresultat. Även om en tjänsteleverantör frisläpps från ett kontrakt, kan företaget vara välkomna att återbetala och skicka in dokument igen i framtiden.