Co jsou nabídky?

Nabízení na zakázku jakéhokoli druhu může být vysoce konkurenčním procesem. Ať už jsou nabídky přijaty jakýmkoli příslušným poskytovatelem služeb nebo mohou být předloženy pouze na základě pozvání, musí být informace požadované v nabídkových dokumentech úplné. Je založen na samotných materiálech, které podnik nebo jiná organizace použije k rozhodnutí o nějaké smlouvě. Dokumenty o nabídkách nemusí být jediným faktorem pro rozhodnutí, protože nejlepší uchazeči jsou často zváni k živým pohovorům, aby pomohli zefektivnit výběr, ale bez těchto podání by nikdy nemohly vzniknout nové obchodní vztahy.

V případě, že organizace již ví, kteří poskytovatelé služeb mají zvážit uzavření smlouvy, může distribuovat výzvu k podávání nabídek (ITB) příslušným stranám. I při tomto formálním projevení zájmu musí uchazeč dodržovat některé postupy, nebo může být v nebezpečí ztráty jeho protihodnoty. Krátký seznam uchazečů může být vybrán brzy na základě předchozích obchodních vztahů nebo velmi specifických kritérií, která jsou stanovena od začátku nabídkového řízení. Tato skupina může být dále zúžena před provedením konečného výběru na základě předložených nabídkových dokumentů.

Dokumenty nabídky musí být předloženy ve formátu, který si nájemní firma dává přednost. Tímto požadavkem by mohlo být zasílání materiálů elektronicky, tradiční poštou nebo obojí. Pokud je do procesu vyhledávání zapojen konzultant třetí strany, může být nutné zaslat této osobě také dokumenty o nabídkách. Je možné, že najímající firma poskytne nějaký typ přihlášky nebo přijme originální materiály předložené uchazeči.

Zaměstnavatelská firma nebo její konzultant by měli nastínit informace, které jsou potřebné v nabídkových dokumentech. Tento přehled lze nabídnout v ITB nebo v žádosti o návrh (RFP), což je spíše otevřená výzva k přijímání nabídek. Měl by být rovněž upřesněn konečný termín pro předkládání nabídek, který by mohl zahrnovat nejen datum, ale také konkrétní čas, do kterého musí být obdrženy podklady. Otázky týkající se ITB nebo RFP mohou mít obdobně lhůty a odpovědi na tyto dotazy mohou být zveřejněny pro všechny kandidáty k nahlédnutí.

Podrobnosti obsažené v nabídkových materiálech budou vycházet z typu požadované služby. Pokud jde o finance, bude investiční manažer, který se uchází o zakázku, pravděpodobně muset kromě výše investiční výkonnosti v minulosti poskytnout částku, nad níž firma dohlíží. I když je poskytovatel služeb propuštěn ze smlouvy, může být tato společnost vítána k vrácení a opětovnému odeslání dokumentů v budoucnu.