Cosa sono i documenti di offerta?

Fare offerte su un contratto di qualsiasi tipo può essere un processo altamente competitivo. Se le comunicazioni sono accettate da qualsiasi fornitore di servizi pertinente o possono essere presentate solo su invito, le informazioni richieste nei documenti di offerta devono essere complete. Si basa sui materiali stessi che un'azienda o altra organizzazione utilizzerà per prendere una decisione per un contratto. I documenti di offerta potrebbero non essere l'unico fattore per una decisione, poiché i migliori offerenti sono spesso invitati a interviste dal vivo per aiutare a semplificare la selezione, ma senza questi invii, non si potrebbero mai formare nuove relazioni commerciali.

Nel caso in cui un'organizzazione sappia già quali fornitori di servizi prendere in considerazione per un contratto, potrebbe distribuire un invito a presentare offerte (ITB) alle parti interessate. Anche con quella manifestazione formale di interesse, l'offerente deve seguire alcune procedure, o potrebbe essere a rischio di perdere la sua considerazione. Un elenco ristretto di candidati può essere selezionato in anticipo sulla base di precedenti relazioni commerciali o criteri molto specifici stabiliti sin dall'inizio della procedura di offerta. Tale gruppo può essere ulteriormente ridotto prima di effettuare una selezione finale in base ai documenti di offerta presentati.

I documenti di offerta devono essere presentati nel formato che preferisce l'impresa assumente. Questo requisito potrebbe essere quello di inviare materiali per via elettronica, tramite posta tradizionale o entrambi. Se un consulente di terze parti è coinvolto nel processo di ricerca, potrebbe essere necessario inviare i documenti di offerta a questa persona. È possibile che la società di noleggio fornisca un qualche tipo di modello di domanda o accetti i materiali originali presentati dai candidati.

Una società di noleggio o il suo consulente dovrebbero delineare le informazioni necessarie nei documenti di offerta. Questo schema può essere offerto in un ITB o in una richiesta di proposta (RFP), che è più di un invito aperto a ricevere offerte. Inoltre, il termine per la presentazione deve essere chiarito, il che potrebbe includere non solo una data ma anche un orario specifico entro il quale devono essere ricevuti i documenti di offerta. Allo stesso modo, le domande relative a ITB o RFP possono avere scadenze e le risposte a tali domande possono essere pubblicate per essere visualizzate da tutti i candidati.

I dettagli inclusi nei materiali di offerta saranno basati sul tipo di servizio richiesto. Nel settore finanziario, un gestore degli investimenti che fa un'offerta per un contratto dovrà probabilmente fornire la quantità di denaro controllata dall'impresa oltre alla performance di investimento passata. Anche se un fornitore di servizi viene rilasciato da un contratto, quell'azienda potrebbe essere la benvenuta per il rimborso e l'invio di nuovi documenti in una data futura.