Vad är ett förslag?
En förslagsbegäran är en skriftlig uppmaning från ett ideellt eller ideellt företag eller en regering till tjänsteleverantörer och entreprenörer som varnar dem om att en köpare underhåller bud för företag. Det är ett formellt dokument som beskriver specifika krav för ett projekt eller tjänst, och det görs tillgängligt för potentiella deltagare i strävan. En begäran om förslag (RFP) lockar, som det också är känt, intresserade parter som uppfyller vissa utvärderingskriterier för att ansöka om det aktuella jobbet.
Företag eller en regering kan av olika skäl utfärda en förslagsbegäran. En RFP kan utfärdas av en pensionsfondsförvaltare som beslutar vilken investeringsrådgivare som ska anställa för att hantera en portfölj. Ett företag kan utfärda en RFP när det söker ett konsultföretag för att ge råd genom en viktig företagshändelse, till exempel en konsolidering. En regering kan utfärda en RFP för vissa projekt, till exempel när den accepterar bud från oberoende flyg- och försvarsentreprenörer för uppdrag.
RFP bör förbli mycket specifik så att endast kvalificerade parter ansöker, och formen är vanligtvis flera sidor i längd. Tydlighet i förslagets begäran är avgörande så att målen för ett uppdrag tydligt förmedlas och förväntningarna uppfylls. Om vissa aspekter av dokumentet förblir oklara har en leverantör rätt att begära ytterligare information. En förslagsbegäran är en möjlighet för köpare och leverantörer att bekanta sig med varandra och från början se till att båda parter följer samma kriterier och tidsfrister.
Det finns ofta flera faser och lager av pappersarbete knutna till den mycket konkurrenskraftiga förfrågningsförfarandet. Det första av dessa steg är pre-solicitation, där antalet deltagare rationaliseras. Efter förhandsgranskningen inleds utvärderingsprocessen och flera kommittéer tilldelas att överväga leverantörens kortlista. Pris är viktigt i utvärderingsprocessen, även om det inte är de enda kriterier som används. En köpare måste hitta en leverantör som inte bara passar budgeten utan som komplimanger köparens strategier och mål.
I den sista fasen lämnas en avsiktsbrev och ett tilldelningsbrev till vinnaren och avvisningsbrev sprids till de andra sökande. Ett kontrakt tilldelas en leverantör som bäst uppfyller en köpers budget och kriterier. Utgivaren av en begäran om förslag bör genomföra milstolpsdatum och tidsfrister för varje fas i projektet.