Was ist eine Angebotsanfrage?
Eine Angebotsanfrage ist eine schriftliche Aufforderung eines gewinnorientierten oder gemeinnützigen Unternehmens oder einer Regierung an Dienstleister und Auftragnehmer, diese darauf hinzuweisen, dass ein Käufer Angebote für Unternehmen unterhält. Es handelt sich um ein offizielles Dokument, in dem die spezifischen Anforderungen für ein Projekt oder eine Dienstleistung dargelegt werden. Es wird potenziellen Teilnehmern des Projekts zur Verfügung gestellt. Eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) zieht Interessenten an, die bestimmte Bewertungskriterien erfüllen, um sich für die jeweilige Stelle zu bewerben.
Unternehmen oder eine Regierung können aus verschiedenen Gründen eine Angebotsanfrage stellen. Ein RFP kann von einem Pensionsfondsmanager ausgestellt werden, der entscheidet, welchen Anlageberater er für die Verwaltung eines Portfolios anstellt. Ein Unternehmen kann eine Ausschreibung ausstellen, wenn es nach einem Beratungsunternehmen sucht, das es bei einem wichtigen Unternehmensereignis wie einer Konsolidierung beraten soll. Eine Regierung kann eine Ausschreibung für bestimmte Projekte ausstellen, z. B. wenn sie Angebote von unabhängigen Luft- und Raumfahrt- und Verteidigungsunternehmen für Mandate annimmt.
Das RFP sollte hochspezifisch bleiben, damit nur qualifizierte Parteien sich bewerben können, und das Formular sollte in der Regel mehrere Seiten umfassen. Klarheit in der Angebotsanfrage ist unerlässlich, damit die Ziele für einen Auftrag klar vermittelt und die Erwartungen erfüllt werden. Wenn bestimmte Aspekte des Dokuments unklar bleiben, hat ein Lieferant das Recht, zusätzliche Informationen anzufordern. Eine Angebotsanfrage bietet Käufern und Lieferanten die Möglichkeit, sich miteinander vertraut zu machen und von Anfang an sicherzustellen, dass beide Parteien dieselben Kriterien und Fristen einhalten.
Es gibt oft mehrere Phasen und Ebenen von Papierkram, die mit dem wettbewerbsintensiven Antragsprozess verbunden sind. Der erste dieser Schritte ist die Vorauswahl, bei der die Anzahl der Teilnehmer gestrafft wird. Nach dem Pre-Screening beginnt der Bewertungsprozess und es werden mehrere Komitees eingesetzt, um die Auswahlliste der Lieferanten zu prüfen. Der Preis ist wichtig für den Bewertungsprozess, obwohl er nicht das einzige verwendete Kriterium ist. Ein Käufer muss einen Lieferanten finden, der nicht nur zum Budget passt, sondern auch zu den Strategien und Zielen des Käufers passt.
In der letzten Phase werden dem Gewinner eine Absichtserklärung und ein Verleihungsschreiben ausgehändigt und die Ablehnungsschreiben an die anderen Bewerber verteilt. Ein Auftrag wird an einen Lieferanten vergeben, der das Budget und die Kriterien eines Käufers am besten erfüllt. Der Aussteller einer Angebotsanfrage sollte Meilensteintermine und -fristen für jede Phase des Projekts festlegen.