Was ist ein Workflow-Monitor?
Ein Workflow-Monitor ist eine Art Softwareprogramm, das Informationen zum Aktivitätsstatus des Arbeitsflusses in einem Unternehmen oder einer Organisation anzeigt. Workflow ist der Begriff, der verwendet wird, um den Fortschritt der Arbeit zu beschreiben, die erledigt wird. Der Arbeitsfluss wird häufig durch eine Reihe von Aufgaben oder Prozessen bestimmt, die zum Endergebnis beitragen. Ein System zur Überwachung des Workflows bietet Administratoren von Organisationen und Geschäftsbenutzern eine Reihe von Vorteilen, z. B. die Messung des tatsächlichen Arbeitsaufwands sowie des Gesamtfortschritts und der Produktivität eines Projekts.
Die Verfolgung der Produktivität ist einer der Hauptgründe, warum Organisationen oder Unternehmen Workflow-Systeme verwenden. Produktivität und Ressourcenmanagement sind in der Geschäftswelt unerlässlich. Ein Tool, das Einblick in den Arbeitsfluss und die Analyse des Arbeitsfortschritts bietet, kann den Erfolg eines Unternehmens entscheidend beeinflussen. Das Sammeln, Sortieren und Kompilieren von Daten ist ein Vorteil von Workflow-Monitoren. Durch die Verwendung eines Systems zum Erfassen und Interpretieren von Daten wird nicht nur das Potenzial für menschliches Versagen aus dem Prozess entfernt, sondern auch Zeit gespart und die Effizienz verbessert.
Workflow-Monitore können so eingerichtet werden, dass sie die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfüllen, z. B. Berichte oder Produktivitätsmaßnahmen. Die meisten Programme verfügen über eine Nachverfolgungsdatenbank, mit der die vom Unternehmen benötigten Informationen ermittelt und gesammelt werden können. Mit dem Workflow-Monitor können Benutzer die Informationen zu den spezifischen Workprozessen anzeigen, die von der Datenbank identifiziert werden. Diese Arbeitsprozesse werden dann auf einem Bildschirm angezeigt, sodass der Benutzer wichtige Workflow-Funktionen in verschiedenen Bereichen des Unternehmens überwachen kann. Zeiten, Informationsfluss und Effektivität des Prozesses sind alles Dinge, die diese Art von Überwachungssystem messen können.
Mit einem Workflow-Monitor werden viele wesentliche Datenfunktionen ermöglicht. Diese Funktionen müssten sonst von Hand verfolgt werden. Ein Workflow-Monitor kann Protokolle für alle identifizierten Ereignisse oder Geschäftsprozesse anzeigen. Der Monitor kann Daten für Analysezwecke sammeln und wichtige Geschäftsinformationen zusammenstellen, um sich auf Änderungen oder Qualitätsprüfungen des Geschäftsbetriebs vorzubereiten.
Ein Workflow-Monitor bietet außerdem eine Vielzahl spezialisierter Berichterstellungstools und Softwarepakete, die angepasst und dem System hinzugefügt werden können, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Ein Beispiel hierfür ist das Überwachen der Zeit, die eine bestimmte Aufgabe benötigt, oder das Verfolgen der Mitarbeiterproduktivität in einer Produktionslinie. Mit dem Workflow-Monitor können auch Warnungen eingerichtet werden, um bestimmte Bedingungen zu erkennen, die die Produktivität beeinträchtigen können. Durch das Einrichten von Warnmeldungen kann das Unternehmen proaktiv potenzielle Probleme mit Prozessen oder der Produktivität finden und beheben.