Wie wähle ich die beste Beschaffungsstrategie aus?
Die beste Beschaffungsstrategie ist eine, die die Produktkosten senkt, ohne die Qualität, den Service oder die Lieferung zu beeinträchtigen. Die Kosten, die in die Bewertung einer Beschaffungsstrategie einbezogen werden sollten, umfassen sowohl die internen Nebenkosten für Personal und Ressourcen als auch die harten Dollarkosten für die tatsächlichen Waren oder Dienstleistungen. Die Beschaffung wird auch als Einkauf bezeichnet und umfasst alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Erwerb von Waren oder Dienstleistungen durch ein Unternehmen oder eine Organisation.
Der erste Schritt bei der Entwicklung einer Beschaffungsstrategie besteht darin, die aktuellen Beschaffungskosten in Ihrer Organisation zu analysieren. Beginnen Sie am Anfang des Prozesses mit der Person, die einen Artikel anfordert. Dokumentieren Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand aller am Geschäftsprozess beteiligten Mitarbeiter. Nachdem das Anforderungsformular ausgefüllt wurde, wird es in der Regel von einem Vorgesetzten überprüft, der es dann an die Einkaufsabteilung oder einen für die Materialbestellung zuständigen Mitarbeiter vor Ort weiterleitet. In dieser Analyse ist die für die Zahlung der Rechnungen für diese Waren aufgewendete Personalzeit enthalten, da ein Prozess vom anderen abhängig ist.
Berechnen Sie den Zeitaufwand für jede Person im Prozess und multiplizieren Sie ihn mit ihrem Stundensatz. Berücksichtigen Sie die Leistungskosten sowie die mit dem Prozess verbundenen Kosten. Dies kann Papierformulare umfassen, die gedruckt werden müssen, oder ein elektronisches Tool, das gewartet und unterstützt werden muss. Die Summe aller dieser Kosten ist eine wahre Darstellung der Soft-Dollar-Kosten für die Organisation der Einkaufstätigkeit.
Überprüfen Sie diese Kosten und Zeit, um Engpässe, wertlose Prozesse und zeitraubende Aktivitäten zu ermitteln. Schreiben Sie den idealen Geschäftsprozess auf und beziehen Sie die beteiligten Personen und die Zeit ein, die jeder Schritt erfordern sollte. Bestimmen Sie, welche Änderungen erforderlich sind, um zum vorgeschlagenen Prozess überzugehen. Dies kann Investitionen in Technologie oder Änderungen der tatsächlichen Zuständigkeiten mehrerer Mitarbeiter umfassen.
Überprüfen Sie die tatsächlichen Einkaufsaktivitäten in den letzten zwei bis fünf Jahren, um mögliche Einsparpotenziale zu ermitteln. Beispielsweise kann der Kauf aller Büromaterialien von einem Unternehmen zu niedrigeren Kosten für jeden Artikel führen, da Rabatte für den Kauf großer Mengen verfügbar sind. Analysieren Sie den Umfang der Ausgaben für verschiedene Produkte oder Waren, um Einsparpotenziale bei den Produktpreisen zu ermitteln. In einer idealen Welt ist die Anwendung dieser Beschaffungsstrategie ein systematischer Weg, um die Produktkosten zu senken und gleichzeitig die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten zu stärken.