Come scelgo la migliore strategia di approvvigionamento?
La migliore strategia di approvvigionamento è quella che riduce i costi dei prodotti senza influire negativamente sulla qualità, sul servizio o sulla consegna. I costi che dovrebbero essere inclusi nella valutazione di una strategia di approvvigionamento includono sia i costi interni soft del tempo e delle risorse del personale, sia i costi in dollari reali dei beni o servizi effettivi. L'approvvigionamento è anche noto come acquisto e rappresenta tutte le attività relative all'acquisizione di beni o servizi da parte di un'azienda o organizzazione.
Il primo passo nello sviluppo di una strategia di approvvigionamento è quello di analizzare l'attuale costo di approvvigionamento nella propria organizzazione. Inizia all'inizio del processo con la persona che richiede un articolo. Documentare il tempo e lo sforzo richiesti da tutto il personale coinvolto nel processo aziendale. Una volta completato, il modulo di richiesta viene in genere esaminato da un supervisore, che può quindi passarlo al dipartimento acquisti o a un membro dello staff locale responsabile per l'ordinazione dei materiali. In questa analisi è incluso il tempo dedicato al personale al pagamento delle fatture per questi beni, poiché un processo dipende dall'altro.
Calcola il tempo richiesto da ogni persona nel processo e moltiplica per la sua tariffa oraria. Includere i costi delle indennità, nonché i costi associati al processo. Ciò può includere moduli cartacei che devono essere stampati o uno strumento elettronico che deve essere mantenuto e supportato. La somma di tutti questi costi è una vera rappresentazione del costo in dollari per l'organizzazione dell'attività di acquisto.
Esamina questi costi e tempi per identificare i colli di bottiglia, i processi che non aggiungono alcun valore e le attività che fanno perdere tempo. Scrivi il processo aziendale ideale e includi le persone coinvolte e il tempo necessario per ogni passaggio. Determinare quali modifiche sono necessarie per passare al processo proposto. Ciò può includere investimenti in tecnologia o cambiamenti nelle effettive responsabilità di diversi membri del personale.
Rivedere l'attività di acquisto effettiva negli ultimi 2-5 anni per identificare le aree di potenziale risparmio. Ad esempio, l'acquisto di tutte le forniture per ufficio da un'azienda può comportare costi inferiori per ciascun articolo, a causa degli sconti disponibili per gli acquisti di grandi volumi. Analizza la quantità di spesa per prodotti o materie prime differenti per trovare potenziali risparmi sui prezzi dei prodotti. In un mondo ideale, l'applicazione di questa strategia di approvvigionamento è un modo sistematico per ridurre i costi del prodotto, rafforzando nel contempo le relazioni con i principali fornitori.