Jak si mohu vybrat nejlepší strategii pro zadávání veřejných zakázek?

Nejlepší strategií nákupu je ta, která snižuje náklady na produkty bez negativního dopadu na kvalitu, služby nebo dodávky. Náklady, které by měly být zahrnuty do hodnocení strategie zadávání veřejných zakázek, zahrnují jak vnitřní měkké náklady na čas zaměstnanců a zdroje, tak i tvrdé dolarové náklady na skutečné zboží nebo služby. Obstarávání je také známé jako nákup a představuje veškerou činnost související s pořízením zboží nebo služeb podnikem nebo organizací.

Prvním krokem při vývoji strategie nákupu je analýza současných nákladů na pořízení ve vaší organizaci. Začněte na začátku procesu u osoby, která požaduje položku. Zdokumentujte čas a úsilí, které vyžadují všichni zaměstnanci zapojení do obchodního procesu. Po vyplnění formuláře žádosti je obvykle zkontrolováno supervizorem, který jej pak může předat oddělení nákupu nebo místnímu zaměstnanci odpovědnému za objednávání materiálů. Do této analýzy je zahrnut čas zaměstnanců věnovaný platbě faktur za toto zboží, protože jeden proces je závislý na druhém.

Vypočítejte si čas, který každá osoba potřebuje, a vynásobte ji hodinovou sazbou. Zahrňte náklady na benefity a náklady spojené s procesem. To může zahrnovat papírové formuláře, které musí být vytištěny, nebo elektronický nástroj, který musí být udržován a podporován. Součet všech těchto nákladů je skutečným zastoupením měkkých dolarových nákladů na organizaci nákupní činnosti.

Projděte si tyto náklady a čas a zjistěte překážky, procesy, které nepřidávají žádnou hodnotu a ztrácíme čas. Napiš ideální obchodní proces a zahrni zúčastněné osoby a množství času, který by měl každý krok vyžadovat. Zjistěte, jaké změny jsou nezbytné k přesunu do navrhovaného procesu. To může zahrnovat investice do technologie nebo změny skutečných povinností několika zaměstnanců.

Zkontrolujte skutečnou nákupní aktivitu za poslední dva až pět let a identifikujte oblasti potenciálních úspor. Například nákup všech kancelářských potřeb od jedné firmy může mít za následek nižší náklady na každou položku v důsledku slev dostupných pro velkoobjemové nákupy. Analyzujte výši výdajů na různé produkty nebo komodity, abyste našli potenciál pro úspory v cenách produktů. V ideálním světě je uplatňování této strategie zadávání zakázek systematickým způsobem, jak snížit náklady na produkt a zároveň posílit vztahy s klíčovými dodavateli.