Jak wybrać najlepszą strategię zakupów?

Najlepsza strategia zakupowa to taka, która zmniejsza koszty produktów bez negatywnego wpływu na jakość, obsługę lub dostawę. Koszty, które powinny zostać uwzględnione w ocenie strategii zamówień, obejmują zarówno wewnętrzne miękkie koszty czasu i zasobów personelu, jak i twarde koszty w dolarach rzeczywistych towarów lub usług. Zaopatrzenie jest również znane jako zakup i reprezentuje całą działalność związaną z nabywaniem towarów lub usług przez firmę lub organizację.

Pierwszym krokiem w opracowaniu strategii zaopatrzenia jest analiza obecnego kosztu zakupu w organizacji. Rozpocznij na początku procesu od osoby, która zamawia przedmiot. Dokumentuj czas i wysiłek wymagany przez wszystkich pracowników zaangażowanych w proces biznesowy. Po wypełnieniu formularza zapytania jest on zazwyczaj sprawdzany przez przełożonego, który może następnie przekazać go do działu zakupów lub lokalnego pracownika odpowiedzialnego za zamawianie materiałów. Analiza ta obejmuje czas personelu poświęcony na opłacenie faktur za te towary, ponieważ jeden proces jest zależny od drugiego.

Oblicz czas wymagany przez każdą osobę w procesie i pomnóż ją przez jej stawkę godzinową. Uwzględnij koszty korzyści, a także koszty związane z procesem. Może to obejmować formularze papierowe, które należy wydrukować, lub narzędzie elektroniczne, które należy utrzymywać i obsługiwać. Suma wszystkich tych kosztów jest prawdziwą reprezentacją miękkiego kosztu dolara dla organizacji zakupów.

Przejrzyj te koszty i czas, aby zidentyfikować wąskie gardła, procesy, które nie dodają żadnej wartości, oraz działania marnujące czas. Napisz idealny proces biznesowy i uwzględnij zaangażowanych ludzi oraz czas potrzebny na każdy krok. Określ, jakie zmiany są konieczne, aby przejść do proponowanego procesu. Może to obejmować inwestycje w technologię lub zmiany w faktycznych obowiązkach kilku pracowników.

Przejrzyj faktyczną aktywność zakupową w ciągu ostatnich dwóch do pięciu lat, aby zidentyfikować obszary potencjalnych oszczędności. Na przykład zakup wszystkich materiałów biurowych od jednej firmy może skutkować niższymi kosztami na każdy przedmiot, ze względu na rabaty dostępne przy zakupie dużych ilości. Przeanalizuj kwotę wydatków na różne produkty lub towary, aby znaleźć potencjalne oszczędności na cenach produktów. W idealnym świecie stosowanie tej strategii zamówień jest systematycznym sposobem na obniżenie kosztów produktu przy jednoczesnym wzmocnieniu relacji z kluczowymi dostawcami.