Hur väljer jag den bästa upphandlingsstrategin?

Den allra bästa upphandlingsstrategin är en som minskar kostnaderna för produkter utan att påverka kvalitet, service eller leverans negativt. Kostnaderna som bör ingå i utvärderingen av en upphandlingsstrategi inkluderar både de interna mjuka kostnaderna för personalens tid och resurser, liksom de hårda dollarkostnaderna för de faktiska varorna eller tjänsterna. Upphandling är också känd som köp och representerar all aktivitet relaterad till förvärv av varor eller tjänster av ett företag eller organisation.

Det första steget i att utveckla en upphandlingsstrategi är att analysera de aktuella anskaffningskostnaderna i din organisation. Börja i början av processen med personen som begär en artikel. Dokumentera den tid och ansträngning som krävs av all personal som är involverad i affärsprocessen. Efter att förfrågningsformuläret har fyllts i granskas det vanligtvis av en handledare, som sedan kan vidarebefordra det till inköpsavdelningen eller en lokal personal som ansvarar för att beställa material. Inkluderat i denna analys är personaltiden avsedd för betalning av fakturor för dessa varor, eftersom en process är beroende av den andra.

Beräkna den tid som krävs av varje person i processen och multiplicera med hans eller hennes timpris. Inkludera förmånskostnader såväl som de kostnader som är förknippade med processen. Detta kan inkludera pappersformulär som måste skrivas ut, eller ett elektroniskt verktyg som måste underhållas och stöds. Summan av alla dessa kostnader är en riktig representation av den mjuka dollarkostnaden för organisationen av inköpsaktiviteter.

Granska dessa kostnader och tid för att identifiera flaskhalsar, processer som inte ger något värde och tidsödande aktivitet. Skriv upp den ideala affärsprocessen och inkludera de involverade personerna och hur mycket tid varje steg bör kräva. Bestäm vilka förändringar som är nödvändiga för att gå till den föreslagna processen. Detta kan inkludera investeringar i teknik eller förändringar i det faktiska ansvaret för flera anställda.

Granska den faktiska inköpsaktiviteten under de senaste två till fem åren för att identifiera områden med potentiella besparingar. Till exempel kan köp av alla kontorsmaterial från ett företag resultera i lägre kostnader för varje artikel på grund av tillgängliga rabatter för hög volymköp. Analysera mängden utgifter för olika produkter eller råvaror för att hitta potential för besparingar på produktpriser. I en idealvärld är tillämpningen av denna upphandlingsstrategi ett systematiskt sätt att minska produktkostnaderna samtidigt som man stärker relationerna med viktiga leverantörer.