Vad är en arbetsflödesmonitor?
En arbetsflödesmonitor är en typ av program som visar information om aktivitetsstatusen för arbetsflödet i ett företag eller organisation. Arbetsflöde är det begrepp som används för att beskriva framstegen i det arbete som görs. Flödet av arbete utformas ofta av en serie uppgifter eller processer som bidrar till slutresultatet. Ett system som övervakar arbetsflödet kan ge en mängd fördelar för administratörer av organisationer och affärsanvändare, till exempel att mäta den verkliga mängden arbete som gjorts, liksom den totala utvecklingen och produktiviteten i ett projekt.
Spårning av produktivitet är en av de främsta orsakerna till att organisationer eller företag använder arbetsflödessystem. Produktivitet och resurshantering är viktiga i näringslivet. Ett verktyg som kan ge insikt i flödet av arbetet och analysen av hur arbetet görs kan göra en skillnad i framgången för alla företag. Insamling, sortering och sammanställning av data är fördelarna med arbetsflödesmonitorer. Att använda ett system för att samla in och tolka data tar inte bara potentialen för mänskliga misstag ur processen, utan sparar tid och förbättrar effektiviteten.
Arbetsflödesmonitorer kan ställas in för att tillgodose företagets specifika behov, till exempel tillhandahålla rapporter eller produktivitetsåtgärder. De flesta program har en spårningsdatabas som är utformad för att identifiera och samla in den information som företaget behöver. Arbetsflödesmonitorn tillåter användare att se informationen om de specifika arbetsprocesserna som identifieras av databasen. Dessa arbetsprocesser visas sedan på en skärm, vilket gör det möjligt för användaren att övervaka väsentliga arbetsflödesfunktioner inom olika verksamhetsområden. Tider, flöde av information och processens effektivitet är alla saker som kan mätas denna typ av övervakningssystem.
Många viktiga datafunktioner görs möjliga med användning av en arbetsflödesmonitor. Dessa funktioner skulle annars behöva spåras för hand. En arbetsflödesmonitor kan visa loggar för alla identifierade händelser eller affärsprocesser. Monitorn kan samla in data för att analysera och sammanställa väsentlig affärsinformation för att förbereda för förändringar eller kvalitetsgranskningar av affärsverksamheten.
En arbetsflödesmonitor erbjuder också en mängd specialiserade rapporteringsverktyg och programvarupaket som kan anpassas och läggas till systemet för att möta affärsbehov. Ett exempel på detta är att övervaka tiden det tar för en viss uppgift att utföra, eller spåra anställdas produktivitet på en produktionslinje. Varningar kan också ställas in med arbetsflödesmonitorn för att möjliggöra upptäckt av vissa förhållanden som kan skada produktiviteten. Genom att ställa in varningar kan företaget vara proaktiva när det gäller att hitta och korrigera potentiella problem med processer eller produktivitet.