Hvordan vælger jeg den bedste indkøbsstrategi?
Den allerbedste indkøbsstrategi er en, der reducerer omkostningerne ved produkter uden negativ indflydelse på kvalitet, service eller levering. Omkostningerne, der bør indgå i evalueringen af en indkøbsstrategi, inkluderer både de interne bløde omkostninger til personaletid og ressourcer såvel som de hårde dollaromkostninger ved de faktiske varer eller tjenester. Indkøb er også kendt som køb og repræsenterer al den aktivitet, der er relateret til erhvervelse af varer eller tjenester fra en virksomhed eller organisation.
Det første trin i udviklingen af en indkøbsstrategi er at analysere de aktuelle omkostninger ved indkøb i din organisation. Start i begyndelsen af processen med den person, der anmoder om en vare. Dokumenter den tid og kræfter, der kræves af alt det personale, der er involveret i forretningsprocessen. Når anmodningsformularen er udfyldt, gennemgås den typisk af en vejleder, som derefter kan videregive den til indkøbsafdelingen eller en lokal medarbejder, der er ansvarlig for bestilling af materiale. Inkluderet i denne analyse er personaletiden dedikeret til betaling af fakturaer for disse varer, da den ene proces er afhængig af den anden.
Beregn den tid, som hver person kræver i processen, og gang med hans eller hendes timepris. Inkluder fordelomkostninger samt omkostninger forbundet med processen. Dette kan omfatte papirformularer, der skal udskrives, eller et elektronisk værktøj, der skal vedligeholdes og understøttes. Summen af alle disse omkostninger er en ægte repræsentation af de bløde dollaromkostninger til organiseringen af købaktivitet.
Gennemgå disse omkostninger og tid for at identificere flaskehalse, processer, der ikke tilføjer nogen værdi og tidsspildende aktivitet. Skriv den ideelle forretningsproces, og inkluder de involverede personer, og hvor lang tid hvert trin skal kræve. Bestem, hvilke ændringer der er nødvendige for at gå til den foreslåede proces. Dette kan omfatte investering i teknologi eller ændringer i det faktiske ansvar hos flere medarbejdere.
Gennemgå den faktiske købsaktivitet i de sidste to til fem år for at identificere områder med potentielle besparelser. F.eks. Kan køb af alle kontorartikler fra et firma resultere i lavere omkostninger på hver vare på grund af tilgængelige rabatter til køb af stort volumen. Analyser mængden af udgifter til forskellige produkter eller råvarer for at finde potentiale for besparelser på produktpriser. I en ideel verden er anvendelsen af denne anskaffelsesstrategi en systematisk måde at reducere produktomkostningerne på, mens forbindelserne med de vigtigste leverandører styrkes.