Hvordan velger jeg den beste anskaffelsesstrategien?

Den aller beste anskaffelsesstrategien er en som reduserer kostnadene for produkter uten negativ innvirkning på kvalitet, service eller levering. Kostnadene som bør inkluderes i evalueringen av en anskaffelsesstrategi inkluderer både de interne myke kostnadene for personalets tid og ressurser, så vel som de harde dollar-kostnadene for de faktiske varene eller tjenestene. Anskaffelser er også kjent som innkjøp og representerer all aktivitet knyttet til anskaffelse av varer eller tjenester av en virksomhet eller organisasjon.

Det første trinnet i å utvikle en anskaffelsesstrategi er å analysere de gjeldende kostnadene for anskaffelser i organisasjonen din. Start i begynnelsen av prosessen med personen som ber om en vare. Dokumenter tid og krefter som kreves av alle ansatte involvert i forretningsprosessen. Etter at forespørselsskjemaet er fullført, blir det vanligvis gjennomgått av en veileder, som deretter kan gi det videre til innkjøpsavdelingen eller en lokal medarbeider som er ansvarlig for bestilling av materiale. Inkludert i denne analysen er personaletiden som er dedikert til betaling av fakturaer for disse varene, ettersom den ene prosessen er avhengig av den andre.

Beregn tiden som kreves av hver person i prosessen, og multipliser med hans eller hennes timepris. Inkluder fordelskostnader, så vel som kostnadene forbundet med prosessen. Dette kan omfatte papirskjemaer som må skrives ut, eller et elektronisk verktøy som må vedlikeholdes og støttes. Summen av alle disse kostnadene er en sann representasjon av den myke dollar-kostnaden for organisasjonen av kjøpsaktivitet.

Gjennomgå disse kostnadene og tiden for å identifisere flaskehalser, prosesser som ikke tilfører noen verdi og bortkastet aktivitet. Skriv opp den ideelle forretningsprosessen, og inkluder de involverte menneskene og hvor lang tid hvert trinn trenger. Bestem hvilke endringer som er nødvendige for å gå videre til den foreslåtte prosessen. Dette kan omfatte investering i teknologi eller endringer i det faktiske ansvaret til flere medarbeidere.

Gjennomgå den faktiske innkjøpsaktiviteten de siste to til fem årene for å identifisere potensielle besparelser. For eksempel kan kjøp av kontorrekvisita fra ett firma føre til lavere kostnader for hver vare på grunn av rabatter som er tilgjengelige for kjøp av høyt volum. Analyser mengden av utgifter på forskjellige produkter eller varer for å finne potensial for besparelser på produktprising. I en ideell verden er anvendelsen av denne anskaffelsesstrategien en systematisk måte å redusere produktkostnadene samtidig som du styrker forholdet til viktige leverandører.