Como escolho a melhor estratégia de compras?
A melhor estratégia de compras é aquela que reduz os custos de produtos sem afetar negativamente a qualidade, o serviço ou a entrega. Os custos que devem ser incluídos na avaliação de uma estratégia de compras incluem os custos brutos internos de tempo e recursos da equipe, bem como os custos reais dos bens ou serviços reais. A aquisição também é conhecida como compra e representa toda a atividade relacionada à aquisição de bens ou serviços por uma empresa ou organização.
A primeira etapa no desenvolvimento de uma estratégia de compras é analisar o custo atual de compras em sua organização. Comece no início do processo com a pessoa que solicita um item. Documente o tempo e o esforço exigidos por toda a equipe envolvida no processo de negócios. Depois que o formulário de solicitação é preenchido, ele geralmente é revisado por um supervisor, que pode repassá-lo ao departamento de compras ou a um membro da equipe local responsável pela solicitação de materiais. Incluído nesta análise está o tempo da equipe dedicado ao pagamento de faturas para esses produtos, pois um processo depende do outro.
Calcule o tempo necessário para cada pessoa no processo e multiplique pela sua taxa horária. Inclua custos de benefícios, bem como os custos associados ao processo. Isso pode incluir formulários em papel que precisam ser impressos ou uma ferramenta eletrônica que deve ser mantida e suportada. A soma de todos esses custos é uma representação verdadeira do custo do dólar brando para a organização da atividade de compras.
Revise esses custos e tempo para identificar gargalos, processos que não agregam valor e atividades que desperdiçam tempo. Escreva o processo comercial ideal e inclua as pessoas envolvidas e a quantidade de tempo que cada etapa deve exigir. Determine quais alterações são necessárias para passar para o processo proposto. Isso pode incluir investimento em tecnologia ou alterações nas responsabilidades reais de vários membros da equipe.
Revise a atividade real de compras nos últimos dois a cinco anos para identificar áreas de economia em potencial. Por exemplo, a compra de todos os materiais de escritório de uma empresa pode resultar em custos mais baixos em cada item, devido a descontos disponíveis para compras de alto volume. Analise a quantia de gasto em diferentes produtos ou mercadorias para encontrar potencial de economia nos preços dos produtos. Em um mundo ideal, a aplicação dessa estratégia de compras é uma maneira sistemática de reduzir os custos do produto e fortalecer o relacionamento com os principais fornecedores.