Hoe kies ik de beste inkoopstrategie?
De allerbeste inkoopstrategie is er een die de kosten van producten verlaagt zonder de kwaliteit, service of levering negatief te beïnvloeden. De kosten die moeten worden opgenomen in de evaluatie van een inkoopstrategie omvatten zowel de interne zachte kosten van personeelstijd en -middelen, als de harde dollarkosten van de werkelijke goederen of diensten. Inkoop wordt ook wel inkoop genoemd en vertegenwoordigt alle activiteiten met betrekking tot de verwerving van goederen of diensten door een bedrijf of organisatie.
De eerste stap bij het ontwikkelen van een inkoopstrategie is het analyseren van de huidige inkoopkosten in uw organisatie. Begin bij het begin van het proces met de persoon die een item aanvraagt. Documenteer de tijd en moeite die nodig is voor al het personeel dat bij het bedrijfsproces betrokken is. Nadat het aanvraagformulier is ingevuld, wordt het meestal beoordeeld door een supervisor, die het vervolgens kan doorgeven aan de inkoopafdeling of een lokale medewerker die verantwoordelijk is voor het bestellen van materialen. In deze analyse is de personeelstijd opgenomen voor de betaling van facturen voor deze goederen, aangezien het ene proces afhankelijk is van het andere.
Bereken de tijd die elke persoon in het proces nodig heeft en vermenigvuldig met zijn of haar uurtarief. Neem de batenkosten op, evenals de kosten die aan het proces zijn verbonden. Dit kan papieren formulieren zijn die moeten worden afgedrukt, of een elektronisch hulpmiddel dat moet worden onderhouden en ondersteund. De som van al deze kosten is een waarheidsgetrouwe weergave van de zachte dollarkosten voor de organisatie van inkoopactiviteiten.
Bekijk deze kosten en tijd om knelpunten, processen die geen waarde toevoegen, en tijdverspillende activiteit te identificeren. Schrijf het ideale bedrijfsproces op en vermeld de betrokken mensen en de hoeveelheid tijd die elke stap zou moeten vergen. Bepaal welke wijzigingen nodig zijn om naar het voorgestelde proces te gaan. Dit kan investeringen in technologie of veranderingen in de feitelijke verantwoordelijkheden van verschillende personeelsleden omvatten.
Bekijk de daadwerkelijke inkoopactiviteit van de afgelopen twee tot vijf jaar om mogelijke besparingen te identificeren. De aankoop van alle kantoorbenodigdheden bij één bedrijf kan bijvoorbeeld leiden tot lagere kosten voor elk artikel, vanwege kortingen die beschikbaar zijn voor aankopen met grote volumes. Analyseer de hoeveelheid uitgaven aan verschillende producten of grondstoffen om besparingen op productprijzen te vinden. In een ideale wereld is de toepassing van deze inkoopstrategie een systematische manier om productkosten te verlagen en tegelijkertijd de relaties met belangrijke leveranciers te versterken.