Was ist die Auftragsabwicklung?
Unter Auftragsabwicklung versteht man die kollektiven Aufgaben, die mit der Erfüllung eines Auftrags für Waren oder Dienstleistungen eines Kunden verbunden sind. Der Bearbeitungsvorgang beginnt mit der Annahme der Bestellung durch den Kunden und gilt erst dann als abgeschlossen, wenn der Kunde die Produkte erhalten und festgestellt hat, dass die Bestellung korrekt und vollständig geliefert wurde. Unternehmen investieren oft viel Zeit und Mühe in die Entwicklung einer effizienten Auftragsabwicklungsstrategie und erhöhen so die Möglichkeit, eine langfristige Zusammenarbeit mit ihren Kunden aufzubauen.
Die tatsächliche Vorgehensweise bei der Bestellabwicklung hängt von der Komplexität der Bestellung und der Art der bestellten Produkte ab. In einigen Fällen kann die Auftragsabwicklung fast augenblicklich erfolgen. Wenn zum Beispiel ein Käufer eine Bestellung für einen Software-Download oder ein E-Book aufgibt, bedeutet dies in der Regel nichts anderes als, dass der Käufer die Zahlung für das Produkt leistet, der Verkäufer den Verkauf registriert und die Zahlung annimmt und die sofortige Lieferung von das E-Book oder die Software durch einen Download.
Wenn physische Güter in die Auftragsabwicklung einbezogen werden, wird üblicherweise ein komplexerer Ansatz verwendet. Kunden können Bestellungen durch Absenden einer schriftlichen Anfrage, telefonisch oder mithilfe von Online-Bestellformularen aufgeben, die direkt an den Verkäufer weitergeleitet werden. Jede Bestellung wird dann an ein Distributionszentrum weitergeleitet, in dem Art und Menge der vom Kunden angeforderten Artikel abgeholt und für den Versand vorbereitet werden. Um diesen Prozess zu vereinfachen, betreiben größere Unternehmen häufig mehrere Vertriebszentren an strategisch günstigen Standorten, sodass die Sendung so schnell wie möglich an den Kunden geliefert werden kann.
Sobald die Bestellung eingegangen ist, schließt der Kunde die Bestellabwicklung ab, indem er die gelieferten Artikel überprüft. Wenn die Artikel tatsächlich den vom Kunden bestellten entsprechen und in keiner Weise beschädigt sind, gilt der Bestellvorgang als abgeschlossen. Sollten die eingegangenen Artikel fehlerhaft oder in irgendeiner Weise beschädigt sein, wird die Verarbeitung erst dann als abgeschlossen angesehen, wenn die Probleme behoben sind.
Eine effiziente und genaue Auftragsabwicklung ist für den Erfolg jeder Art von Geschäft unerlässlich. Für ein wirklich effizientes System ist es erforderlich, dass Bestellungen beim Kunden überprüft werden, um sicherzustellen, dass keine Fragen zu den Wünschen des Kunden auftreten. Sobald die Bestellung überprüft wurde, müssen die zur genauen Ausführung der Bestellung erforderlichen Artikel rechtzeitig abgeholt werden. Nach der Abholung der erforderlichen Produkte müssen diese sicher verpackt und innerhalb des zugesagten Zeitrahmens an den Kunden geliefert werden. Das Versäumnis, eine dieser Aufgaben effizient zu erledigen, erhöht die Wahrscheinlichkeit, den Kunden zu enttäuschen und damit die Möglichkeit eines Wiederholungsgeschäfts zu verlieren.