Was macht ein Vorschlagskoordinator?
Ein Vorschlagskoordinator spielt in vielen Vertriebsgesellschaften eine entscheidende Rolle. Zu den Aufgaben gehören das Sammeln von Daten von verschiedenen Mitwirkenden über mehrere Abteilungen oder Funktionsbereiche hinweg, das Formatieren von Vorschlägen gemäß den Einreichungsanforderungen, das Verfolgen von Fristen und das Überwachen des Status der eingereichten Vorschläge. Ein Vorschlagskoordinator kann dem Job in einem großen Unternehmen gewidmet sein oder in einem kleineren Unternehmen zusätzliche Funktionen haben. Der Koordinator ist häufig Mitglied des Verkaufsteams, kann aber auch Teil der Marketing- oder Geschäftsentwicklungsabteilungen sein.
Jedes Unternehmen, das etwas verkauft, sei es ein Produkt oder eine Dienstleistung, muss Vorschläge schreiben. Dies kann eine Antwort auf eine Preisanfrage sein oder einfach ein proaktiver Versuch, Geschäfte zu machen. Einige Vorschläge sind recht einfach und enthalten nur grundlegende Informationen wie eine Liste der zu erbringenden Leistungen, Bedingungen und Preise. Andere Vorschläge, insbesondere für große, komplexe Aufgaben, sind recht lang und erfordern die Zusammenstellung vieler Informationen.
Unabhängig vom Grad der Komplexität muss jedes Angebot entwickelt werden, bevor es dem Kunden präsentiert werden kann. Hier kommt ein Vorschlagskoordinator ins Spiel. Seine Aufgabe ist es, die Anforderungen jedes Vorschlags zu überprüfen und ein Dokument zu entwickeln, das alle diese Kriterien erfüllt.
Eine der Hauptaufgaben eines Angebotskoordinators ist die Zusammenstellung der Preise. Dies kann die Berechnung von Produkt- und Servicepreisen, Steuern, Versandkosten und mehr umfassen. In den meisten Fällen ist der Koordinator nicht dafür verantwortlich, die Preise zu erstellen oder Aufschläge zu bestimmen, sondern dafür, Preisinformationen von der oder den entsprechenden Parteien zu erhalten und in das Angebot aufzunehmen.
Einige Vorschläge müssen auch andere Arten von Informationen enthalten. Beispielsweise muss ein Angebot bei der Beantwortung einer Gebotsanfrage alle in dieser Anfrage angegebenen Informationen enthalten. Dies kann Informationen zu Kreditratings, Verwendung von Subunternehmern und Referenzen enthalten. Für Gebote kann es auch erforderlich sein, dass der Gebotsantwort Belege wie der Versicherungsnachweis beigefügt werden. Der Vorschlagskoordinator ist für die Erfassung aller erforderlichen Daten aus Bereichen wie Rechnungswesen, Risikomanagement, Betrieb und Einkauf für die Erstellung des Angebotsantwortdokuments verantwortlich.
In vielen Fällen ist ein Angebotskoordinator für die Verwaltung eines Angebotszeitraums verantwortlich. Dies kann das Erinnern von Mitwirkenden einschließen, wenn Informationen fällig sind, und das Verfolgen, wenn Informationen nicht empfangen werden. Es bedeutet auch, sicherzustellen, dass die Vorschläge zum Fälligkeitsdatum eingereicht werden. Einige Vorschlagskoordinatoren verfolgen auch die eingereichten Vorschläge und dokumentieren, welche angenommen und welche abgelehnt werden.