Hvad gør en forslagskoordinator?
En forslagskoordinator er en kritisk position i mange salgsfirmaer. Opgaver inkluderer indsamling af data fra en række bidragydere på tværs af flere afdelinger eller funktionelle områder, formatering af forslag i henhold til kravene til indsendelse, sporing af frister og overvågning af status for indsendte forslag. En forslagskoordinator kan være dedikeret til jobbet i en stor virksomhed, eller i en mindre virksomhed kan have yderligere funktioner. Koordinatoren er ofte medlem af salgsteamet, men kan også være en del af marketing- eller forretningsudviklingsafdelingerne.
Ethvert firma, der sælger noget, hvad enten det er et produkt eller en tjeneste, skal skrive forslag. Dette kan være svar på en anmodning om prisfastsættelse eller kan simpelthen være et proaktivt forsøg på at tjene forretning. Nogle forslag er forholdsvis enkle og inkluderer kun grundlæggende oplysninger såsom en liste over leverancer, vilkår og priser. Andre forslag, især forslag til store, komplekse job, er ret lange og kræver samling af meget information.
Uanset graden af kompleksitet skal hvert forslag udvikles, før det kan præsenteres for kunden. Det er her en forslagskoordinator kommer ind. Hans job er at gennemgå kravene i hvert forslag og udvikle et dokument, der opfylder alle disse kriterier.
En af de primære opgaver for en forslagskoordinator er samlingen af priser. Dette kan omfatte beregning af produkt- og servicepriser, skatter, forsendelsesomkostninger og mere. I de fleste tilfælde er koordinatoren ikke ansvarlig for at generere prisfastsættelsen eller bestemme markeringer, men er snarere ansvarlig for at indhente prisoplysninger fra den eller de relevante partier og sætte dem ind i forslaget.
Andre typer oplysninger skal også placeres i nogle forslag. Når man f.eks. Besvarer en budforespørgsel, skal et forslag indeholde alle oplysninger, der er specificeret af den anmodning. Dette kan omfatte oplysninger om kreditvurderinger, anvendelse af underleverandører og referencer. Bud kan muligvis også kræve, at understøttende dokumentation, såsom bevis på forsikring, inkluderes i budresponsen. Forslagskoordinatoren er ansvarlig for at indsamle alle nødvendige data fra områder som regnskab, risikostyring, operationer og indkøb til udvikling af budresponsdokumentet.
I mange tilfælde er en forslagskoordinator ansvarlig for styring af en tidsramme for forslag. Dette kan omfatte minde om bidragydere, når information er forfalden, og opfølgning, når information ikke modtages. Det betyder også at sikre, at forslag leveres inden forfaldsdatoen. Nogle forslagskoordinatorer holder også styr på de indsendte forslag og dokumenterer, der er accepteret og som afvises.