Co robi koordynator propozycji?

Koordynator propozycji ma kluczowe znaczenie w wielu firmach handlowych. Obowiązki obejmują zbieranie danych od różnych autorów z wielu działów lub obszarów funkcjonalnych, formatowanie wniosków zgodnie z wymogami składania, śledzenie terminów i monitorowanie statusu złożonych wniosków. Koordynator propozycji może być poświęcony pracy w dużej firmie lub, w mniejszej firmie, może pełnić dodatkowe funkcje. Koordynator jest często członkiem zespołu sprzedaży, ale może również być częścią działów marketingu lub rozwoju biznesu.

Każda firma, która coś sprzedaje, czy to produkt, czy usługę, będzie musiała napisać propozycje. Może to być odpowiedź na prośbę o wycenę lub po prostu proaktywna próba zarabiania pieniędzy. Niektóre propozycje są dość proste i zawierają tylko podstawowe informacje, takie jak lista produktów, warunki i ceny. Inne propozycje, szczególnie te dotyczące dużych, skomplikowanych prac, są dość długie i wymagają zgromadzenia dużej ilości informacji.

Niezależnie od stopnia złożoności, każda propozycja musi zostać opracowana, zanim będzie mogła zostać przedstawiona klientowi. W tym miejscu pojawia się koordynator propozycji. Jego zadaniem jest przegląd wymagań każdej propozycji i opracowanie dokumentu spełniającego wszystkie te kryteria.

Jednym z podstawowych obowiązków koordynatora propozycji jest ustalanie cen. Może to obejmować obliczanie cen produktów i usług, podatków, opłat za wysyłkę i innych. W większości przypadków koordynator nie jest odpowiedzialny za generowanie wyceny lub ustalanie narzutów, ale jest raczej odpowiedzialny za uzyskanie informacji o cenach od odpowiedniej strony lub stron i wprowadzenie ich do wniosku.

W niektórych propozycjach należy również umieścić inne rodzaje informacji. Na przykład w odpowiedzi na zapytanie ofertowe oferta musi zawierać wszystkie informacje określone w tym żądaniu. Może to obejmować informacje na temat ratingów kredytowych, wykorzystania podwykonawcy i referencje. Oferty mogą także wymagać dołączenia dokumentacji odpowiedzi, takiej jak dowód ubezpieczenia. Koordynator wniosku będzie odpowiedzialny za zebranie wszystkich wymaganych danych z obszarów takich jak księgowość, zarządzanie ryzykiem, operacje i zakupy w celu opracowania dokumentu odpowiedzi na ofertę.

W wielu przypadkach koordynator wniosku jest odpowiedzialny za zarządzanie ramami czasowymi wniosku. Może to obejmować przypominanie współpracownikom, kiedy informacje są należne, oraz działania następcze, gdy informacje nie zostaną otrzymane. Oznacza to również zapewnienie, że wnioski zostaną dostarczone w terminie. Niektórzy koordynatorzy wniosków śledzą również wnioski złożone i dokumentują zaakceptowane i odrzucone.