Was macht ein Service Dispatcher?
Eine Karriere als Service Dispatcher ist mit einer Vielzahl von Verantwortlichkeiten verbunden und erfordert besondere Fähigkeiten. Im Wesentlichen fungiert ein Service Dispatcher als Vermittler zwischen Kunden und Kundendienstmitarbeitern. Zu den Hauptaufgaben gehören die Kommunikation mit Kunden, das Einrichten von Diensten wie Installationen oder Reparaturen, die Weitergabe von Informationen an die Mitarbeiter und die sorgfältige Aufzeichnung von Diensten und Transaktionen.
Die vielleicht wichtigste Aufgabe eines Service Dispatchers ist es, mit den Kunden zu kommunizieren und ein gesundes Verhältnis aufzubauen. Deshalb ist dieser Job in der Regel ideal für Menschen mit ausgeprägten sozialen Fähigkeiten. Disponenten können in einer Vielzahl von Bereichen arbeiten, darunter Kabel-, Internet- und Elektrofirmen. Abhängig von der Art der erbrachten Dienstleistung müssen die Disponenten über Fachkenntnisse verfügen und in der Lage sein, auf Kundenfragen zu antworten. In der Regel ist ein Service Dispatcher für die Bearbeitung von Kundenanfragen und -beschwerden entweder telefonisch, per E-Mail oder persönlich verantwortlich.
Er wird dann die Bedürfnisse des Kunden ermitteln und alle weiteren relevanten Details zur Situation herausfinden. Von dort aus richtet er eine Zeit ein, in der ein Servicemitarbeiter die erforderliche Installation oder Reparatur durchführen kann. In den meisten Fällen hängt die Festlegung einer Zeit von der Dringlichkeit der Angelegenheit ab und wird entsprechend priorisiert.
Der Service Dispatcher sorgt auch dafür, dass die erforderlichen Werkzeuge und Teile einsatzbereit sind. Dies beinhaltet häufig die Kontaktaufnahme mit einem Teilelieferanten und die Abfrage der Verfügbarkeit von Lieferungen. Wenn bestimmte Teile nicht vorrätig sind, muss er möglicherweise eine Bestellung aufgeben und den Kunden über die Situation informieren.
Er wird sich dann mit einem Servicemitarbeiter in Verbindung setzen, um zu erklären, worum es bei dem Auftrag geht, wann und an welchem Datum der Auftrag ausgeführt wird, und um Einzelheiten zu dem Auftrag anzugeben. Dieser Aspekt des Jobs erfordert auch ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten. Es ist entscheidend, dass sowohl der Kunde als auch der Servicemitarbeiter auf derselben Seite sind und über die Situation informiert sind. Andernfalls können Probleme entstehen, die zu unzufriedenen Kunden und Gewinneinbußen führen können.
Darüber hinaus ist ein Service Dispatcher dafür verantwortlich, detaillierte Aufzeichnungen über Services und Transaktionen zu führen. Dies beinhaltet normalerweise das Eingeben von Daten in einen Computer, der für zukünftige Referenzzwecke zur Verfügung steht. Gemeinsame Daten sind beispielsweise die Uhrzeit und das Datum der Wartung, die am Standort verbrachte Zeit, die damit verbundenen Kosten und sonstige wichtige Informationen. In einigen Fällen muss der Disponent mit den Kunden Kontakt aufnehmen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ausgeführt wurde und der Kunde mit dem Service zufrieden ist.