Was macht ein Analyst für Debitorenbuchhaltung?
Ein Analyst für Forderungen ist dafür verantwortlich, die Fähigkeit eines Unternehmens zu überwachen, ausstehende Rechnungen einzuziehen. Der Analyst kann an Inkassotätigkeiten teilnehmen, einschließlich der Untersuchung potenzieller Abrechnungsfehler. Zusätzliche Untersuchungen werden in der Regel dazu durchgeführt, warum Zahlungen fehlen, kurz sind oder in Verzug geraten. Im Rahmen des Debitorenbuchhaltungsprozesses empfiehlt ein Analyst möglicherweise Änderungen am Kreditlimit eines Kunden und hilft beim Abgleichen des Zahlungsprotokolls eines Kontos.
Normalerweise verwaltet der Debitorenanalyst eine Gruppe von Zahlungskonten für ein Unternehmen. Wenn Verkäufer Lieferungen oder Dienstleistungen auf Kredit erwerben, können sie verschiedene Zahlungsbedingungen haben, die es ihnen ermöglichen, prozentuale Rabatte vom Gesamtbetrag abzuziehen oder sich Zeit zu nehmen, um den Restbetrag in Raten zu bezahlen. Ein Teil der Aufgabe des Analysten besteht darin, sicherzustellen, dass die Kreditbedingungen eingehalten werden und dass etwaige Unstimmigkeiten und Missverständnisse im Zusammenhang mit den Kreditbedingungen umgehend behoben werden.
Die Sicherstellung, dass ein Unternehmen seine nicht bezahlten Guthaben einzieht, ist eine wichtige Aufgabe für einen Analysten für Forderungen. Ein Teil dieser Aufgabe besteht darin, die Kontoaktivität zu untersuchen und Kunden zu kontaktieren, um herauszufinden, warum Zahlungen zu spät kommen können. In einigen Fällen muss möglicherweise eine Inkassotaktik angewendet werden, um Kunden zu ermutigen, überfällige Salden aufzulösen. Eine Möglichkeit, wie dies manchmal erreicht wird, besteht darin, den Zugang zu Krediten einzuschränken.
Zusätzlich zur Behebung von Aufzeichnungsfehlern muss ein Debitorenanalyst regelmäßig das Konto und die Zahlungsaktivität jedes Kunden überwachen. Wenn ein Kunde durchgehend kriminell ist, muss der Analyst möglicherweise die Kreditbedingungen ändern, indem er die Limits senkt und die Gebühren für verspätete Zahlungen oder die Finanzierungsgebühren erhöht. Die Kreditprivilegien einiger Kunden müssen möglicherweise vorübergehend gekündigt werden, während Zahlungsstreitigkeiten und ausstehende Salden geklärt werden.
Das Ausführen von Berichten und das Verwalten von Aufzeichnungen sind weitere wichtige Aufgaben, für die ein Analyst für Forderungen in der Regel verantwortlich ist. Da in Bezug auf überfällige Zahlungen mit Kunden Kontakt aufgenommen wird, muss der Analyst in der Regel dokumentieren, wann der Kunde kontaktiert wurde und welche Art von Austausch stattgefunden hat. Zum Beispiel kann ein Mieter, dessen Konto überfällig ist, ein Mahnschreiben mit einer verspäteten Abbuchung erhalten, gefolgt von einer Aufforderung, entweder den Restbetrag zu zahlen oder das Eigentum des Vermieters herauszugeben. Es ist auch wichtig, dass verbaler Austausch, wie etwa Zahlungsversprechen, dokumentiert wird.
Teil des Dokumentationsprozesses ist der Abgleich von Kontodatensätzen. Bei der Kontoabstimmung werden Zahlungen gegen ausstehende Rechnungen gebucht und der Saldo ausgeglichen. Der Abstimmungsprozess kann auch die monatliche Überprüfung aller Gebühren und Gutschriften auf dem Konto eines Kunden umfassen.