Wat doet een debiteurenanalist?
Een debiteurenanalist houdt toezicht op het vermogen van een bedrijf om zijn openstaande facturen te innen. De analist kan deelnemen aan incassowerkzaamheden, waaronder het onderzoeken van mogelijke factureringsfouten. Aanvullend onderzoek wordt meestal gedaan naar de reden waarom betalingen ontbreken, te kort of achterstallig zijn. Als onderdeel van het debiteurenproces kan een analist wijzigingen in de kredietlimiet van een klant aanbevelen en helpen bij het afstemmen van de betalingsgeschiedenis van een account.
Gewoonlijk beheert de debiteurenanalist een groep betaalrekeningen voor een bedrijf. Wanneer leveranciers leveringen of diensten op krediet kopen, kunnen ze verschillende betalingsvoorwaarden hebben waarmee ze procentuele kortingen op het totaal kunnen aftrekken of de tijd nemen om het saldo in termijnen te betalen. Een deel van de taak van de analist is ervoor te zorgen dat de kredietvoorwaarden worden nageleefd en dat eventuele discrepanties en misverstanden met betrekking tot de kredietvoorwaarden onmiddellijk worden opgelost.
Ervoor zorgen dat een bedrijf zijn onbetaalde saldi verzamelt, is een belangrijke taak van een analist voor debiteuren. Een deel van deze taak bestaat uit het onderzoeken van accountactiviteit en het contacteren van klanten om erachter te komen waarom betalingen te laat kunnen zijn. In sommige gevallen moet de verzamelingstactiek worden gebruikt om klanten aan te moedigen achterstallige saldi op te lossen. Een van de manieren waarop dit soms wordt bereikt, is door de toegang tot krediet te beperken.
Naast het oplossen van recordfouten moet een analist voor debiteuren periodiek de account- en betalingsactiviteiten van elke klant controleren. Als een klant consequent achterstallig is, moet de analist mogelijk de kredietvoorwaarden wijzigen door de limieten te verlagen en de late vergoedingen of financieringskosten te verhogen. De kredietrechten van sommige klanten moeten mogelijk tijdelijk worden beëindigd terwijl betalingsgeschillen en openstaande saldi worden opgelost.
Het uitvoeren van rapporten en archiveren zijn andere belangrijke taken waarvoor een analist bij debiteuren doorgaans verantwoordelijk is. Aangezien er contact wordt gelegd met klanten over achterstallige betalingen, zal de analist meestal moeten documenteren wanneer de klant werd gecontacteerd en wat voor soort uitwisseling heeft plaatsgevonden. Een huurder wiens account achterstallig is, kan bijvoorbeeld een waarschuwingsbrief ontvangen met late betaling, gevolgd door een kennisgeving om het openstaande saldo te betalen of om het eigendom van de lessor af te staan. Het is ook belangrijk dat mondelinge uitwisselingen, zoals beloften om betalingen te verzenden, worden gedocumenteerd.
Een deel van het documentatieproces omvat het afstemmen van accountrecords. Accountafstemming omvat het boeken van betalingen tegen openstaande facturen en ervoor zorgen dat saldi worden gewist. Het afstemmingsproces kan ook inhouden dat alle kosten en tegoeden maandelijks op de rekening van een klant worden gecontroleerd.