Was ist ein virtueller Buchhalter?
Ein virtueller Buchhalter ist ein Fachmann auf seinem Gebiet, der von einem entfernten Standort aus und nicht in einer traditionellen Büroumgebung arbeitet. Er ist in der Regel ein unabhängiger Auftragnehmer, der seinen Kunden über Softwareprogramme, gemeinsame Nutzung von Datenbanken, E-Mail und Fax eine umfassende Palette von allgemeinen Buchhaltungs- und Buchhaltungsdiensten zur Verfügung stellt. Heimarbeitsplätze sind in der Regel der einzige physische Standort des Geschäftsbetriebs.
Wie ein traditioneller Buchhalter verfügt ein virtueller Buchhalter üblicherweise über Fachkenntnisse in einer Vielzahl von Buchhaltungsanwendungen. Normalerweise beherrscht er die Verarbeitung von Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Kontenabstimmung und Gehaltsabrechnung. Die Führung von Hauptbüchern und anderen Aufzeichnungen über Transaktionen ist in der Regel ein fester Bestandteil seiner Arbeit.
Ein virtueller Buchhalter verfügt nicht nur über ein umfassendes Verständnis der Buchhaltungs- und Rechnungslegungsgrundsätze, sondern hat auch häufig Zugriff auf eine breite Palette von Buchhaltungssoftware und verfügt über entsprechende Kenntnisse. Einige Softwareprogramme sind Buchhaltungssysteme, die Einnahmen und Ausgaben einfach nachverfolgen und Schecks erstellen. Die fortschrittlicheren Programme können Steuern schätzen, Jobkosten berechnen, Projekte verwalten und in Verbindung mit Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungssoftware arbeiten.
Ein zunehmend beliebtes Tool, das von virtuellen Buchhaltern verwendet wird, ist ein elektronisches Scangerät, mit dem Geschäftsbelege, Visitenkarten sowie wichtige Briefe und Dokumente gescannt, kategorisiert und gespeichert werden. Die meisten dieser Geräte sind von lokalen und regionalen Regulierungsbehörden als so genau eingestuft, dass Originalbelege und -dokumente nach dem Scannen und Speichern verworfen werden können. Dies reduziert den Speicherplatz, den ein virtueller Buchhalter benötigt, um sein Geschäft zu betreiben und gleichzeitig mehrere Kunden zu bedienen.
Eine Person in diesem Bereich muss häufig Nebendienstleistungen erbringen, die für die Branchen einzigartig sind, in denen ihre Kunden Unternehmen betreiben. Bei kleinen unabhängigen Einzelhandels- und Großhandelsgeschäften muss er beispielsweise häufig Bestellungen nachverfolgen oder Kopien von Kundenrechnungen aufbewahren. Verkäufer und Herstellervertreter können den Buchhalter auffordern, Kreditanträge zu bearbeiten und auch Referenzen zu überprüfen. Kunden können ihn auch bitten, Jahresberichte zu erstellen oder W-9- oder 1099-Steuerdokumente an Mitarbeiter auszustellen.
Ein Hochschuldiplom ist im Allgemeinen die Mindestvoraussetzung, um ein virtueller Buchhalter zu werden. Ein Associate- oder Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder einem verwandten Bereich kann jedoch die beruflichen Aussichten eines aufstrebenden Bewerbers verbessern. Um als virtueller Buchhalter erfolgreich zu sein, sind in der Regel vorbildliche Mathematikkenntnisse erforderlich. Ein hohes Maß an Organisation und Liebe zum Detail sind hilfreiche Eigenschaften in dieser Position. Da ein virtueller Buchhalter in der Regel allein arbeitet, ist es für den Erfolg in der Regel unerlässlich, selbst motiviert und fokussiert zu sein. Zuverlässigkeit, Integrität und Diskretion sind normalerweise hoch angesehene Merkmale, da die Kunden des virtuellen Buchhalters regelmäßig Informationen an ihn weitergeben müssen.