Was ist ein Suspense-Account?
Ein Suspense-Konto ist eine spezielle Bezeichnung innerhalb eines Buchhaltungsprozesses, die als vorübergehende Klassifizierung für Auszahlungen oder Quittungen verwendet wird, die einer weiteren Analyse bedürfen, bevor eine dauerhafte Zuordnung innerhalb der Aufzeichnungen vorgenommen wird. Konten dieses Typs haben eine nützliche Funktion, da sie häufig als Mittel zur Abrechnung von Transaktionen verwendet werden, für die keine ausreichenden Informationen vorliegen, um sie ordnungsgemäß zu klassifizieren. Das Vorhandensein des Kontos gibt Zeit, um die Art jeder Transaktion zu untersuchen und alle Probleme zu beheben, die das Verbuchen des Postens an der entsprechenden Stelle in den Buchhaltungsbüchern behindern. Unternehmen aller Größenordnungen verfügen normalerweise über ein Suspense-Konto in ihrem Rechnungslegungsschema. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Geldtransaktionen mit bestimmten Problemen zeitnah abgewickelt werden und nicht in den allgemeinen Rechnungslegungsprozessen verloren gehen.
Eine übliche Verwendung eines Suspense-Kontos ist das temporäre Parken von zweifelhaften Belegen. Quittungen dieses Typs enthalten möglicherweise eine ungültige Kontonummer, sodass es schwierig ist, die Quittungen auf die richtige Position zu buchen, z. B. auf eine Rechnung. Eine Quittung mit dieser Art von Problem verbleibt im Suspense-Konto, bis die Diskrepanz behoben ist und der Artikel aus dem Konto in den richtigen Abschnitt der Aufzeichnungen verschoben wurde.
Einige Unternehmen verwenden ein Suspense-Konto, um Auszahlungen vorübergehend zu erfassen, die einer Abteilung erstattet werden müssen, bei denen jedoch Meinungsverschiedenheiten darüber bestehen, welche Abteilung die Kosten für die Auszahlung übernehmen sollte. Während entschieden wird, wie die Auszahlung berechnet werden soll, verbleibt der Artikel auf dem Konto und wird nur dann entfernt, wenn entschieden wird, welche Abteilung oder Abteilungen die Kosten übernehmen. In Situationen, in denen entschieden wird, dass der Aufwand mit der Gesamtfunktion des Geschäfts zusammenhängt, kann die Auszahlung auf den allgemeinen Fonds der Gesellschaft übertragen und von diesem abgebucht werden.
Die Idee des Suspense-Kontos findet sich auch bei Filiallosen Bankgeschäften (BB). Wenn ein Kunde beispielsweise eine Zahlung per elektronischer Überweisung an die Bank eines Lieferanten überweist, werden die Beträge auf ein Suspense-Konto überwiesen, bis sie tatsächlich auf dem Bankkonto des Lieferanten eingezahlt sind. Dadurch kann die Transaktion in der Zwischenzeit ordnungsgemäß bilanziert werden. Als Bonus für die empfangende Bank wird der Restbetrag der Überweisung für die kurze Zeit auf dem Konto verzinst.
In all seinen Anwendungen besteht die Hauptfunktion des Suspense-Kontos darin, sicherzustellen, dass die Buchhaltungsunterlagen korrekt geführt werden und dass beim Buchungsvorgang keine Transaktion übersehen wird. Wenn bei einer Transaktion ein Problem auftritt oder die Transaktion gerade ausgeführt wird, fungiert das Konto als temporärer Aufbewahrungsbereich, bis die Angelegenheit vollständig geklärt werden kann. Sobald die Transaktion abgeschlossen werden kann, wird der Artikel aus dem Konto in den Buchhaltungsunterlagen an den rechtmäßigen Kündigungspunkt übertragen.