¿Qué es una cuenta de suspenso?
Una cuenta de suspenso es una designación especial dentro de un proceso de contabilidad que se utiliza como una clasificación temporal para desembolsos o recibos que requieren un análisis adicional antes de realizar una asignación permanente dentro de los registros. Las cuentas de este tipo cumplen una función útil, ya que a menudo se usan como un medio para contabilizar las transacciones que carecen de suficiente información para clasificarlas adecuadamente. La presencia de la cuenta permite tiempo para investigar la naturaleza de cada transacción y aclarar cualquier problema que impida publicar el artículo en la ubicación apropiada dentro de los libros de contabilidad. Las empresas de todos los tamaños normalmente incluyen una cuenta de suspenso dentro de su esquema de contabilidad, asegurándose de que las transacciones monetarias con algún problema relacionado se resuelvan de manera oportuna y no se permita perderse en los procesos generales de contabilidad.
Un uso común de una cuenta de suspenso es un lugar para estacionar temporalmente los recibos dudosos. Los recibos de este tipo pueden llevar una cuentat número que no es válido, lo que dificulta publicar los recibos en la línea de pedido adecuada, como una factura. Un recibo con este tipo de problema permanecerá en la cuenta de suspenso hasta que se resuelva la discrepancia, y el elemento se mueve fuera de la cuenta y hacia la sección correcta de los registros.
Algunas compañías utilizan una cuenta de suspenso como un medio para contabilizar temporalmente los desembolsos que deben devolverse a un departamento, pero donde hay alguna diferencia de opinión sobre qué departamento debe absorber el costo del desembolso. Si bien se toman decisiones sobre cómo cobrar el desembolso, el artículo permanece en la cuenta y solo se elimina si se decide qué departamento o departamentos absorberán el gasto. En situaciones en las que se decide que el gasto está relacionado con la función general del negocio, el desembolso puede transferirse y cobrarcontra el fondo general de la compañía.
La idea de la cuenta de suspenso también se encuentra con la banca sin sucursales o BB. Por ejemplo, si un cliente presenta el pago a través de una transferencia electrónica al banco de un proveedor, los fondos se colocan en una cuenta de suspenso hasta que realmente se depositen en la cuenta bancaria del proveedor. Esto permite que la transacción se contabilice adecuadamente en el período intermedio. Como bono para el banco receptor, el saldo de la transferencia acumula intereses por el corto tiempo que está en la cuenta.
En todas sus aplicaciones, la función principal de la cuenta de suspenso es asegurarse de que los registros contables se mantengan con precisión, y que no se pasa por alto la transacción en el proceso de publicación. Cuando surge algún problema con una transacción, o la transacción está en proceso de ejecución, la cuenta funciona como un área de retención temporal hasta que el asunto pueda resolverse completamente. Una vez que la transacción está lista para completarse, el artículo se transfiere fuera delcuenta y en el punto legítimo de terminación dentro de los registros contables.