Was sind Online-Meetings?
Online-Meetings sind Zusammenkünfte, die über das Internet als Medium der Echtzeitkommunikation stattfinden. Anstatt die Besprechungsteilnehmer an einem physischen Ort zu versammeln, wird über das World Wide Web ein virtueller Besprechungsort erstellt, auf den mit den richtigen Anmeldeinformationen zugegriffen werden kann. Abhängig von der für das Online-Meeting verwendeten Softwareplattform können die Teilnehmer auf verschiedene Weise mit dem Moderator oder Vorsitzenden kommunizieren.
Eine der gebräuchlichsten und kostengünstigsten Methoden zum Abhalten von Online-Besprechungen besteht darin, die Möglichkeit zu nutzen, einen privaten Chatroom mit Audio-Overlay zu erstellen. In dieser Anwendung richtet jeder Teilnehmer ein Konto beim Chatroom-Anbieter ein. Der Vorsitzende erstellt den privaten Chatraum und lädt die Teilnehmer ein, den Raum zu betreten. Sobald alle Teilnehmer versammelt sind, kann die Besprechung durch Eingeben von Nachrichten in das gemeinsame Chat-Forum oder mithilfe der Audiofunktion in Verbindung mit Lautsprechern und Mikrofonen, die an den Desktop- oder Laptop-Computer jedes Teilnehmers angeschlossen sind, stattfinden. Obwohl die Interaktion begrenzt ist, sind mit dieser Option in der Regel keine Kosten verbunden. Wenn die mündliche Kommunikation ausreicht, um die Besprechung ordnungsgemäß durchzuführen, funktioniert die Verwendung eines Chatrooms sehr gut.
Für zuverlässigere Online-Besprechungen kann die Verwendung eines Webkonferenzanbieters eine Option sein. Bei einer Webkonferenz besteht normalerweise die Möglichkeit, mündlich über eine Audiokonferenzverbindung zu kommunizieren, die unabhängig vom visuellen Teil der Konferenz ausgeführt wird. Moderatoren können Präsentationen, Tabellenkalkulationen und andere Dokumente für die Gruppe freigeben, indem Sie sie im Anzeigefenster veröffentlichen.
Bei den meisten Online-Besprechungen dieser Art kann der Moderator die anderen Teilnehmer in einen so genannten Listen Only-Modus versetzen. Das heißt, sie können hören, was der Moderator sagt, aber nicht mündlich antworten. Bei den meisten Webkonferenzdiensten können die Teilnehmer Fragen und Kommentare über eine Schnittstelle an den Moderator senden, die nur der Moderator sehen kann. Dieser Ansatz funktioniert häufig gut, wenn eine formelle Präsentation erforderlich ist. Wenn der Moderator für die mündliche Interaktion bereit ist, besteht normalerweise die Möglichkeit, alle Verbindungen zur Konferenz vollständig interaktiv herzustellen oder es Teilnehmern zu ermöglichen, erkannt zu werden und eine Frage zu stellen oder dem Moderator auf andere Weise mündlich zu antworten.
Online-Meetings haben mehrere Vorteile. Erstens ist es möglich, ein Treffen sehr kurzfristig abzuhalten. Die Teilnehmer müssen keine Anreise zu einer physischen Besprechung arrangieren oder die An- und Abreisezeit für die Besprechung sperren. Zweitens wird die Entfernung kein Problem. Teilnehmer können an Online-Meetings teilnehmen, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befinden. Drittens eröffnen Online-Meetings den Komfort einer Audiokonferenz, indem sie auch eine visuelle Interaktion ermöglichen. Viele Online-Besprechungsdienste ermöglichen die Nutzung von Funktionen wie Zusammenarbeit, mehreren Vorsitzenden und kennwortgeschützten Besprechungswebsites.
Es besteht kein Zweifel, dass Online-Meetings in kostenlosen und kostenpflichtigen Formaten Unternehmen viel Zeit und Kosten sparen können. Gleichzeitig können gemeinnützige und auf Glauben basierende Organisationen auch Online-Besprechungen zum großen Vorteil nutzen, sowohl für interne Zwecke als auch zur effektiven Kommunikation mit Unterstützern oder Anhängern der Organisation.