¿Qué son las reuniones en línea?
Las reuniones en línea son reuniones que tienen lugar utilizando Internet como medio de comunicación en tiempo real. En lugar de que los asistentes a la reunión se reúnan en una ubicación física, la World Wide Web se utiliza para crear un lugar de reunión virtual al que se puede acceder con las credenciales de inicio de sesión adecuadas. Dependiendo de la plataforma de software utilizada para la reunión en línea, los participantes pueden comunicarse con el facilitador o el presidente de varias maneras diferentes.
Una de las formas más comunes y económicas de celebrar reuniones en línea es aprovechar la capacidad de crear una sala de chat privada con una superposición de audio. En esta aplicación, cada participante configura una cuenta con el proveedor de la sala de chat. El presidente crea la sala de chat privada e invita a los asistentes a entrar en la sala. Una vez que todos están reunidos, la reunión puede llevarse a cabo escribiendo mensajes en el tablero de chat común o utilizando la función de audio junto con altavoces y micrófonos conectados a la computadora de escritorio o portátil de cada participante. Si bien la interacción es limitada, generalmente no hay ningún costo asociado con esta opción, y si la comunicación verbal es suficiente para llevar a cabo la reunión correctamente, usar una sala de chat funcionará muy bien.
Para reuniones en línea más sólidas, puede ser una opción usar un proveedor de conferencias web. Con una conferencia web, normalmente existe la capacidad de comunicarse verbalmente a través de una conexión de audio conferencia que se ejecuta independientemente de la parte visual de la conferencia. Los facilitadores pueden compartir presentaciones de diapositivas, hojas de cálculo y otros documentos con el grupo al publicarlos en la ventana de visualización.
Con la mayoría de las reuniones en línea de este tipo, el facilitador puede colocar a los demás asistentes en lo que se conoce como modo de solo escucha; es decir, pueden escuchar lo que dice el facilitador pero no pueden responder verbalmente. La mayoría de los servicios de conferencia web permiten a los asistentes enviar preguntas y comentarios al facilitador a través de una interfaz que solo el facilitador puede ver. Este enfoque a menudo funciona bien cuando es necesario hacer una presentación formal. Cuando el facilitador está listo para la interacción verbal, normalmente existe la opción de hacer que todas las conexiones a la conferencia sean completamente interactivas, o permitir que los asistentes sean reconocidos y se les permita hacer una pregunta o responder verbalmente al facilitador.
Las reuniones en línea tienen varias ventajas. Primero, es posible celebrar una reunión con muy poca antelación. Las personas no tienen que organizar el viaje a una reunión física o bloquear el tiempo de viaje hacia y desde la reunión. En segundo lugar, la distancia no se convierte en problema. Los asistentes pueden participar en reuniones en línea sin importar dónde se encuentren en todo el mundo. Tercero, las reuniones en línea llevan la conveniencia de una llamada de audio conferencia a nuevas alturas al permitir también la interacción visual. Muchos servicios de reuniones en línea permiten aprovechar características tales como colaboración, múltiples presidentes y sitios de reuniones protegidos por contraseña.
No hay duda de que las reuniones en línea en formatos gratuitos y de pago pueden ahorrarles a las empresas mucho tiempo y gastos. Al mismo tiempo, las organizaciones sin fines de lucro y basadas en la fe también pueden usar las reuniones en línea con gran ventaja, tanto para fines internos como para comunicarse de manera efectiva con los partidarios o adherentes de la organización.