Wat zijn online vergaderingen?
Online vergaderingen zijn bijeenkomsten die plaatsvinden met behulp van internet als het medium voor realtime communicatie. In plaats van dat de aanwezigen op één fysieke locatie bijeenkomen, wordt het World Wide Web gebruikt om een virtuele ontmoetingsplaats te creëren die toegankelijk is met de juiste inloggegevens. Afhankelijk van het softwareplatform dat wordt gebruikt voor de online vergadering, kunnen deelnemers op verschillende manieren met de facilitator of voorzitter communiceren.
Een van de meest voorkomende en goedkope manieren om online vergaderingen te houden, is om te profiteren van de mogelijkheid om een privéchatroom met een audio-overlay te maken. In deze applicatie maakt elke deelnemer een account aan bij de chatroomprovider. De voorzitter maakt de privéchatroom aan en nodigt de aanwezigen uit om de kamer binnen te gaan. Als iedereen eenmaal is verzameld, kan de vergadering plaatsvinden door berichten in het gemeenschappelijke chatbord te typen of de audiofunctie te gebruiken in combinatie met luidsprekers en microfoons die zijn aangesloten op de desktop- of laptopcomputer van elke deelnemer. Hoewel de interactie beperkt is, zijn er meestal geen kosten verbonden aan deze optie, en als verbale communicatie voldoende is om de vergadering goed te laten verlopen, werkt het gebruik van een chatroom heel goed.
Voor robuustere online vergaderingen kan het gebruik van een webconferentieleverancier een optie zijn. Bij een webconferentie is er normaal gesproken de mogelijkheid om verbaal te communiceren via een audioconferentieverbinding die onafhankelijk van het visuele gedeelte van de conferentie verloopt. Facilitators kunnen diapresentaties, spreadsheets en andere documenten met de groep delen door ze in het weergavevenster te plaatsen.
Bij de meeste onlinevergaderingen van dit type kan de facilitator de andere aanwezigen in de zogenaamde alleen-luisteren-modus plaatsen; dat wil zeggen, ze kunnen horen wat de facilitator zegt, maar kunnen niet mondeling reageren. Met de meeste webconferentieservices kunnen bezoekers vragen en opmerkingen naar de facilitator sturen via een interface die alleen de facilitator kan zien. Deze aanpak werkt vaak goed als er een formele presentatie nodig is. Wanneer de facilitator klaar is voor verbale interactie, is er normaal gesproken de optie om alle verbindingen met de conferentie volledig interactief te maken, of om deelnemers te laten herkennen en toestemming te geven om een vraag te stellen of anderszins mondeling aan de facilitator te antwoorden.
Online vergaderingen hebben verschillende voordelen. Ten eerste is het mogelijk om op zeer korte termijn een vergadering te houden. Mensen hoeven geen reizen naar een fysieke vergadering te regelen of reistijd van en naar de vergadering te blokkeren. Ten tweede wordt afstand geen probleem. Deelnemers kunnen deelnemen aan online vergaderingen, ongeacht waar ze zich over de hele wereld bevinden. Ten derde brengen online vergaderingen het gemak van een audioconferentiegesprek naar nieuwe hoogten door visuele interactie mogelijk te maken. Veel online vergaderdiensten maken het mogelijk om te profiteren van functies zoals samenwerking, meerdere voorzitters en wachtwoordbeveiligde vergadersites.
Het lijdt geen twijfel dat online vergaderingen in gratis en op tarieven gebaseerde formaten bedrijven veel tijd en kosten kunnen besparen. Tegelijkertijd kunnen organisaties zonder winstoogmerk en op geloof gebaseerde online vergaderingen met groot voordeel gebruiken, zowel voor interne doeleinden als om effectief te communiceren met supporters of aanhangers van de organisatie.