Co to są spotkania online?
Spotkania online to spotkania, które odbywają się za pomocą Internetu jako środka komunikacji w czasie rzeczywistym. Zamiast gromadzić uczestników spotkania w jednym fizycznym miejscu, sieć WWW służy do tworzenia wirtualnego miejsca spotkania, do którego można uzyskać dostęp przy użyciu odpowiednich danych logowania. W zależności od platformy oprogramowania używanej do spotkania online uczestnicy mogą komunikować się z moderatorem lub przewodniczącym na kilka różnych sposobów.
Jednym z najczęstszych i niedrogich sposobów organizowania spotkań online jest skorzystanie z możliwości stworzenia prywatnego pokoju rozmów z nakładką audio. W tej aplikacji każdy uczestnik konfiguruje konto u dostawcy pokoju rozmów. Przewodniczący tworzy prywatny czat i zaprasza uczestników do wejścia do pokoju. Gdy wszyscy się zgromadzą, spotkanie może się odbyć poprzez wpisanie wiadomości na wspólnej tablicy czatu lub użycie funkcji audio w połączeniu z głośnikami i mikrofonami podłączonymi do komputera stacjonarnego lub laptopa każdego uczestnika. Chociaż interakcja jest ograniczona, zazwyczaj nie wiąże się to z żadnymi kosztami, a jeśli wystarczająca jest komunikacja werbalna do prawidłowego przeprowadzenia spotkania, korzystanie z pokoju rozmów będzie działać bardzo dobrze.
W przypadku bardziej niezawodnych spotkań online, opcją może być skorzystanie z dostawcy konferencji internetowych. W przypadku konferencji internetowej zwykle istnieje możliwość komunikowania się werbalnie za pośrednictwem połączenia konferencyjnego audio, które działa niezależnie od wizualnej części konferencji. Moderatorzy mogą udostępniać prezentacje slajdów, arkusze kalkulacyjne i inne dokumenty grupie, publikując je w oknie przeglądania.
W przypadku większości tego typu spotkań online prowadzący może wprowadzić innych uczestników w tryb, który jest znany jako tryb Tylko Słuchaj; to znaczy, słyszą to, co mówi facylitator, ale nie mogą ustnie odpowiedzieć. Większość internetowych usług konferencyjnych umożliwia uczestnikom wysyłanie pytań i komentarzy do prowadzącego za pośrednictwem interfejsu widocznego tylko dla prowadzącego. Takie podejście często działa dobrze, gdy zachodzi potrzeba formalnej prezentacji. Gdy facylitator jest gotowy do interakcji werbalnej, zazwyczaj istnieje możliwość uczynienia wszystkich połączeń z konferencją w pełni interaktywnymi lub umożliwienia rozpoznania uczestników i umożliwienia zadawania pytań lub innej ustnej odpowiedzi facylitatorowi.
Spotkania online mają kilka zalet. Po pierwsze, spotkanie może odbyć się w bardzo krótkim czasie. Ludzie nie muszą organizować podróży na spotkanie fizyczne ani blokować czasu podróży na spotkanie i z niego. Po drugie, odległość nie stanowi problemu. Uczestnicy mogą uczestniczyć w spotkaniach online bez względu na to, gdzie się znajdują na całym świecie. Po trzecie, spotkania online przenoszą wygodę audiowizualnego połączenia konferencyjnego na nowy poziom, umożliwiając również interakcję wizualną. Wiele internetowych usług spotkań umożliwia korzystanie z takich funkcji, jak współpraca, wielu przewodniczących i chronione hasłem witryny spotkań.
Nie ma wątpliwości, że spotkania online w bezpłatnych i płatnych formatach mogą zaoszczędzić firmom dużo czasu i pieniędzy. Jednocześnie organizacje non-profit i oparte na wierze mogą również korzystać ze spotkań online, aby czerpać wielką korzyść, zarówno do celów wewnętrznych, jak i do efektywnej komunikacji z osobami wspierającymi lub zwolennikami organizacji.