O que são reuniões on-line?
Reuniões on-line são reuniões que acontecem usando a Internet como meio de comunicação em tempo real. Em vez de reunir os participantes em um local físico, a World Wide Web é usada para criar um local de reunião virtual que pode ser acessado com as credenciais de login adequadas. Dependendo da plataforma de software usada para a reunião on-line, os participantes podem se comunicar com o facilitador ou presidente de várias maneiras diferentes.
Uma das maneiras mais comuns e baratas de realizar reuniões on-line é aproveitar a capacidade de criar uma sala de bate-papo privada com uma sobreposição de áudio. Nesta aplicação, cada participante configura uma conta com o provedor da sala de bate-papo. O presidente cria a sala de bate-papo privada e convida os participantes a entrar na sala. Quando todos estão reunidos, a reunião pode ocorrer digitando mensagens no quadro de bate-papo comum ou usando a função de áudio em conjunto com alto-falantes e microfones conectados ao desktop ou laptop de cada participante. Embora a interação seja limitada, geralmente não há custo associado a essa opção e, se a comunicação verbal for suficiente para conduzir a reunião adequadamente, o uso de uma sala de bate-papo funcionará muito bem.
Para reuniões on-line mais robustas, o uso de um fornecedor de conferência na web pode ser uma opção. Com uma conferência na web, normalmente há a capacidade de se comunicar verbalmente por meio de uma conexão de conferência de áudio que é executada independentemente da parte visual da conferência. Os facilitadores podem compartilhar apresentações de slides, planilhas e outros documentos com o grupo, publicando-os na janela de visualização.
Na maioria das reuniões on-line desse tipo, o facilitador pode colocar os outros participantes no que é conhecido como modo Somente Ouvir; isto é, eles podem ouvir o que o facilitador diz, mas não podem responder verbalmente. A maioria dos serviços de conferência na Web permite que os participantes enviem perguntas e comentários ao facilitador por meio de uma interface que somente ele pode ver. Essa abordagem geralmente funciona bem quando é necessário fazer uma apresentação formal. Quando o facilitador está pronto para a interação verbal, normalmente existe a opção de fazer todas as conexões com a conferência totalmente interativas, ou permitir que os participantes sejam reconhecidos e permitidos fazer uma pergunta ou responder verbalmente ao facilitador.
As reuniões online têm várias vantagens. Primeiro, é possível realizar uma reunião em um prazo muito curto. As pessoas não precisam organizar viagens para uma reunião física ou bloquear o tempo de viagem de e para a reunião. Segundo, a distância não se torna problema. Os participantes podem participar de reuniões on-line, não importa onde estejam localizados ao redor do mundo. Terceiro, as reuniões online levam a conveniência de uma chamada de conferência de áudio a novos patamares, permitindo também a interação visual. Muitos serviços de reunião on-line permitem tirar proveito de recursos como colaboração, vários assessores e sites de reunião protegidos por senha.
Não há dúvida de que as reuniões on-line em formatos gratuitos e baseados em taxas podem economizar muito tempo e despesas das empresas. Ao mesmo tempo, organizações sem fins lucrativos e baseadas na fé também podem usar reuniões on-line com grande vantagem, tanto para fins internos quanto para se comunicar efetivamente com os apoiadores ou aderentes da organização.