¿Cómo elijo el mejor software de modelado de procesos empresariales?
El software de modelado de procesos comerciales es costoso de comprar y requiere capacitación, tiempo y esfuerzo para implementarlo. El software debe servir a la organización durante varios años. El uso del software afectará el proceso comercial de la organización. Es importante que las organizaciones evalúen cuidadosamente sus necesidades técnicas, funcionales y de soporte, y comparen las ofertas de varios proveedores de software de modelado de procesos comerciales para elegir el que ofrezca el mejor valor.
Es posible que una organización desee establecer primero un equipo de evaluación de software de procesos para pequeñas empresas para determinar las necesidades de la organización y desarrollar una solicitud de propuesta (RFP). El equipo puede estar formado por directivos y empleados que tengan una amplia experiencia en las áreas que se verán afectadas por el software. Una solicitud de propuesta producida por este equipo se puede enviar a algunos proveedores seleccionados que parecen capaces de cumplir con los requisitos de la organización.
El equipo de evaluación considerará las características y la funcionalidad del software y las comparará con las necesidades de la organización. Los tipos y formatos de modelos producidos serán importantes. La capacidad de generar código a partir de los modelos para el desarrollo de aplicaciones de software puede ser crítica en algunas situaciones. Si se utilizarán modelos de proceso en el desarrollo de software, los modelos generados por el nuevo sistema deben ser compatibles. Otras características que pueden evaluarse incluyen informes, gestión de documentos, creadores de formularios, motores de reglas comerciales y gestión de usuarios.
Un servidor de procesos de negocio es un software especial que puede ofrecer la capacidad de usar los modelos de proceso en el diseño de flujos de trabajo. La tecnología y los humanos interactúan con los flujos de trabajo para administrar sus actividades. Si se necesita esta funcionalidad, puede afectar la evaluación del software.
En algunos casos, el software de modelado debe cumplir con ciertos estándares de la industria, como la notación de modelado de procesos comerciales. Los estándares informales pueden alentar que ciertos productos de software de modelado de procesamiento comercial sean bien aceptados en industrias particulares. Es posible que el equipo de evaluación desee considerar el software que se ha implementado con éxito en su industria.
El soporte de software, tanto durante la implementación como después de la instalación, puede ser una consideración vital. El software de modelado de procesos comerciales puede ser complejo de implementar y mantener. El equipo de evaluación querrá determinar si el soporte de un proveedor de software es adecuado para las necesidades de la organización.
Algunas organizaciones podrán usar un software en particular tal como está, mientras que otras necesitarán personalizarlo. El equipo de evaluación debe considerar si será necesaria la personalización para cumplir con los requisitos de la organización. La personalización aumenta los gastos por adelantado, y puede aumentar los costos en el futuro al actualizar. En general, es menos costoso evitar personalizar el software.
El costo del software será una consideración importante. Esto debe evaluarse no solo en términos del gasto inicial, sino que también debe tener en cuenta el costo de propiedad de por vida. Algunos factores en el costo de por vida pueden incluir licencias de asientos, mantenimiento, personalizaciones y renovaciones anuales de licencias.
Elegir el mejor software de modelado de procesos de negocio puede ayudar a la organización a mejorar su retorno de la inversión (ROI). El software de modelado de procesos comerciales permite a la organización capturar y mapear su proceso comercial actual. Cuando se emprende una iniciativa de rediseño de procesos de negocios, puede resultar en la optimización de procesos de negocios. El software de modelado de procesos de negocios es un componente clave de la gestión de procesos de negocios, que también incorpora el mapeo de procesos de negocios y el monitoreo de procesos de negocios.